În această secțiune poți centraliza toate cheltuielile și plățile companiei indiferent de tipul acestora (factură de servicii, factură de consum) asigurând o gestionare eficientă și organizată a costurilor.
Facturile reprezintă baza contorizării cheltuielilor companiei. Acestea pot fi adăugate în Ebriza prin două metode:
Manual, vezi aici cum poți adăuga facturile.
Pe baza facturilor adăugate sau direct din secțiunea dedicată furnizorilor, poți marca facturile ca fiind plătite, vezi aici cum le poți marca.
În Costuri → Furnizori ai baza ta de furnizori și, pentru fiecare, coloana Sold — cât mai ai de plătit. Din meniul cu trei puncte al rândului deschizi Facturi furnizor (lista lui de facturi, unde filtrul Stare plată are valorile Achitată și Neachitată) sau Plătește furnizorul (toate plățile făcute către el). Vezi articolul „Fișa unui furnizor: soldul, facturile și plățile lui”.
Nota de Intrare Recepție (NIR-ul) se va crea pe baza facturilor adăugate. Dacă facturile nu implică recepție, acest pas nu este necesar. Vezi aici cum poți face recepțiile stocurilor.
Întrebări frecvente
Î: Pot vedea totalul pentru mai multe facturi selectate în Costuri?
R: În prezent nu există un total automat la selecția mai multor facturi. Există însă două variante de lucru:
Filtrare + rapoarte personalizate: filtrează facturile după furnizor / grupă cost / interval și folosește un raport personalizat pentru a obține totalul pe filtrul aplicat.
Marcare ca plătite simultan: dacă scopul e să le achiți, selectează facturile și folosește butoanele rapide de plată din stânga sus (vezi articolul „Marcare facturi ca plătite"). Suma plătită va fi alocată automat în ordine cronologică.
Î: Am selectat mai multe facturi și am apăsat pe „Descarcă facturile în PDF”, dar arhiva nu s-a descărcat imediat. Ce se întâmplă?
R: Dacă ai selectat mai mult de 10 facturi, arhiva nu se mai construiește pe loc în browser —exportul rulează pe server, ca să nu mai apară erori de timp expirat la selecții mari.
Imediat după apăsarea butonului, în partea din dreapta sus a ecranului apare un mesaj însoțit de o bifă verde: „Exportul a început. Vei fi notificat când fișierul este gata.” .
Când arhiva este gata, primești un e-mail cu link de descărcare, pe adresa de e-mail asociată utilizatorului cu care ești logat (adresa din Setări → Utilizatori, pe utilizatorul respectiv) —nu neapărat pe adresa companiei. Accesând linkul din e-mail se descarcă un fișier ZIP cu facturile în PDF. Linkul cere să fii logat în contul de administrare, cu drept de citire pe Costuri, deci se deschide din același cont.
E-mailul este singura notificare de final: în contul de administrare nu există un clopoțel sau un centru de notificări (clopoțelul de notificări există doar în aplicația POS) și nu există nici un istoric al exporturilor din care să reiei arhiva mai târziu.
Dacă selectezi cel mult 10 facturi, arhiva se descarcă imediat în browser, la fel ca înainte.
Câteva precizări:
dacă o singură factură din selecție nu poate fi generată, ea este sărită automat, iar arhiva conține restul facturilor, exact ca înainte;
un export de zeci sau sute de facturi poate dura câteva minute; dacă e-mailul nu apare, caută-l și în Spam/Promoții și verifică adresa de e-mail a utilizatorului cu care ești logat;
la selecții mari, ZIP-ul descărcat poate conține mai multe arhive mai mici, fiecare cu o parte din facturi;
linkul de descărcare rămâne valabil aproximativ 10 zile; după aceea arhiva se șterge și exportul trebuie refăcut;
iconița cu săgeată de descărcare din bara de sus a paginii Costuri NU are legătură cu acest export: aceea este „Descarcă facturile din S.P.V.” și aduce facturile primite de la ANAF.
Î: Pot filtra facturile din Costuri după NIR? Vreau să văd doar facturile care nu au NIR generat.
R: Nu. În Costuri → Facturi nu există un filtru „cu NIR / fără NIR” și nici nu poți sorta lista după coloana de NIR. Poți însă vedea imediat, în listă, care facturi nu au NIR.
După ce poți filtra, exact:
Dată intrare- interval de la / până la (implicit ultimele 3 luni). Atenție: filtrează după data emiterii facturii, nu după ziua în care ai introdus-o tu în Ebriza. O factură adăugată azi, dar emisă acum 5 luni, nu apare în intervalul implicit — caut-o lărgind intervalul după data de pe factură.
Scadență — interval de la / până la
Nr factură — text liber, caută și după fragmente din număr
Grupă cost
Notă intrare recepție — apare doar dacă ai instalată o aplicație de gestiune
Stare plată — Achitată / Neachitată
Furnizor
Articol factură
Lista este ordonată întotdeauna descrescător după dată, iar capetele de coloană nu sunt sortabile.
Atenție: filtrul „Notă intrare recepție” nu este un filtru de status. El caută după numărul NIR-ului, deci poate întoarce doar facturi care au deja NIR — exact pe dos față de ce ai nevoie dacă le cauți pe cele nerecepționate.
Cum vezi totuși facturile fără NIR
Ultima coloană a listei, „Nir”, îți arată starea direct: afișează N/A pentru facturile fără NIR și o etichetă verde „Recepționat” (cu numărul NIR-ului la trecerea cu mouse-ul) pentru cele recepționate. Setează intervalul dorit pe „Dată intrare”, treci paginarea pe 60 de înregistrări și parcurge coloana Nir: cele cu N/A sunt exact cele căutate.
Același indiciu apare și în meniul cu trei puncte de pe rând: acolo scrie „Generează NIR” doar dacă factura nu are NIR. Dacă are, vei vedea „Editează NIR” și „Printează NIR”.
Dacă ai nevoie de lista într-un format exportabil sau recurent, se poate face printr-un raport personalizat — scrie-ne pe chat ce coloane îți trebuie.
Meniul Gestiune → Recepții nu este răspunsul la această întrebare: acolo sunt listate doar facturile care au deja NIR, adică exact opusul. Tot din același motiv, NIR-ul se generează factură cu factură — pe facturile bifate, acțiunile disponibile sunt doar Plătește, Mută și Descarcă în PDF.
Î: De ce nu văd facturile mai vechi de o anumită dată în Costuri? Pot lăsa filtrul implicit pe toată perioada, nu doar pe ultimele 3 luni?
R: Lista Costuri → Facturi se deschide întotdeauna cu filtrul „Dată intrare” pus pe ultimele 3 luni. Facturile mai vechi există în continuare și nu s-a pierdut nimic — sunt doar în afara intervalului implicit.
Ca să le vezi, deschide panoul de căutare (iconița de căutare din capul listei), mergi la „Dată intrare” și alege perioada dorită.
Filtrul implicit nu se poate schimba momentan. Nu există o setare de cont, de companie sau de utilizator pentru fereastra implicită, nu există filtre salvate și nu se reține ultima căutare: intervalul revine la ultimele 3 luni de fiecare dată când intri pe pagină și la orice reîmprospătare a browserului. Deci trebuie lărgit manual de fiecare dată. Dacă ai nevoie de alt comportament implicit, scrie-ne pe chat și transmitem sugestia echipei de produs.
Același filtru implicit de 3 luni este și pe lista de NIR-uri din Gestiune → Recepții. Dacă nu vezi nici facturile, nici NIR-urile mai vechi de o anumită dată, cauza este aceeași, nu sunt două probleme diferite.
Î: Totalul de pe PDF-ul unei facturi nu este același cu totalul din lista Costuri. De ce?
R: Situația apărea la facturile de stornare (note de credit) primite de la furnizor prin S.P.V. Pe astfel de documente, PDF-ul afișa doar valoarea TVA-ului ca total general — de exemplu 8 lei în loc de 81,81 lei — deși în lista Costuri factura apărea cu totalul corect. A fost corectat: PDF-ul afișează acum același total ca lista Costuri.
Tot pe aceste documente s-au schimbat două lucruri:
- antetul PDF-ului este acum FACTURĂ STORNO, nu FACTURĂ FISCALĂ, ca să se vadă din prima că documentul este o stornare primită de la furnizor. Antetul apare la fel indiferent de formatul în care furnizorul a trimis stornarea în S.P.V.
- linia „Credit Note" nu se mai tipărește pe PDF și nu mai apare nici în ecranul de editare a facturii. Era o marcă internă prin care Ebriza reține că documentul este o stornare, nu un discount primit de la furnizor.
Corecția nu repară retroactiv facturile al căror total a fost deja modificat: dacă ai deschis și ai salvat o astfel de factură în Costuri înainte de corecție, totalul salvat poate fi în continuare greșit. Verifică factura și, dacă totalul tot nu corespunde cu documentul primit de la furnizor, scrie-ne pe chat.
[tags: factura, intrare, costuri, NIR, receptie, marfa, materie prima, stoc, furnizor]