Cheltuielile și plățile pot fi centralizate și gestionate prin facturile adăugate în Ebriza.
Facturile se pot adăuga atât automat, cât și manual. Pe baza facturilor se pot crea Notele de Intrare Recepție, apoi se poate genera documentul NIR (Nota Intrare Rcepeție).
A. FACTURI ADĂUGATE AUTOMAT
Primul pas constă în autorizarea Ebriza în SPV pentru a permite importul facturilor în contul tău Ebriza. Vezi aici cum poți face autorizarea.
Următorul pas este descărcarea facturilor.
Dacă ai setat preluare facturi pe autopilot, facturile se vor importa automat din SPV în contul tău Ebriza.
Dacă ai setat preluare manuală facturi, accesează meniul Costuri, apoi apasă butonul "Descarcă facturile din S.P.V."
ARTICOL FACTURĂ
Factura va fi automat populată cu articole factura. Articolul factură reprezintă produsul sau serviciul facturat de furnizor.
CANTITATE FACTURĂ
FOARTE IMPORTANT:
Pentru situațiile în care articolele furnizorului apar în factură cu U.M. „BUCATĂ”, dar în realitate sunt ambalate în baxuri (ex.: 12 L lapte), este necesar să editezi manual U.M. din BUCATĂ în BAX și să setezi cantitatea unitate la 12. Această modificare se face o singură dată, iar la următoarea factură configurația va fi preluată automat. Poți edita direct din factură:
Marfa trebuie configurată exact conform modului în care este ambalată.
De exemplu, dacă un bax conține 12 bucăți, iar fiecare bucată are 0,75 L, unitatea de măsură a mărfii trebuie să fie „L”, iar cantitatea unitate configurată la 0,75. În acest fel, cele 12 bucăți vor însuma 9 L, reflectând corect cantitatea achiziționată (12 buc * 0,75 L = 9 L).
Dacă unitatea de măsură nu este configurată conform ambalării (de exemplu, setarea la 1 L în loc de 0,75), cantitatea din factură va fi incorectă (cele 12 buc = 12 L). O configurare eronată, cum ar fi setarea întregului bax la 12 L, va genera neconcordanțe în gestiune.
Dacă marfurile utilizate în prezent nu sunt configurate corect și nu pot fi editate, soluția este să creezi marfuri noi, configurate corect.
În cazul în care aceste marfuri sunt deja parte din rețeta unui produs de tip „Îl vând cum îl cumpăr”, va fi necesar să actualizezi rețeta, înlocuind marfa veche cu cea nou creată. De asemenea, stocul cantitativ existent pe marfa configurată incorect trebuie transferat pe noua marfă configurată corect. Acest lucru se poate realiza prin resetarea stocului pentru marfa veche și aducerea cantității pe noua marfă, pentru a menține o evidență corectă în gestiune. Click aici pentru a afla mai multe detalii despre resetarea stocului.
3. Asigură-te că atât cantitățile, cât și prețurile sunt corecte.
4. Pentru a crea Nota de Intrare Receptie (NIR) pe factura adăugată și pentru a genera documentul NIR urmeaza pasii de aici.
B. FACTURI ADĂUGATE MANUAL
Accesează meniul Costuri, apoi de la "+" poți adăuga o factură nouă.
2. Completează câmpurile:
LOCAȚIA - este selectată automat locația curentă pe care ești logat. (dacă dorești să introduci facturi pe altă locație va trebui să te loghezi pe locația aceea)
Selectează FURNIZORUL sau adaugă un furnizor nou de la butonul de deasupra (+Adaugă).
Selectează DATA EMITERII facturii - exact data care se regăsește pe factura primită de la furnizor.
Completează NUMĂRUL FACTURII - acesta este un număr unic per furnizor, nu se poate repeta.
Completează GRUPĂ COST - se poate face filtrarea facturilor folosind tag-ul grupei de cost, fie rapoarte personalizate.
Setează SCADENȚA - data scadentă pentru plata facturii.
Setează PLATA - statusul de plată Plătit / Neplătit
ARTICOLUL FACTURĂ poate fi creat direct dintr-o factură, urmând pașii de mai jos:
a. Introdu denumirea articolului în prima coloană; selectează opțiunea „Adaugă articol factură” care va apărea automat.
b. Configurează corect detaliile articolului: cantitate unitate, unitate de măsură și cota de TVA.
c. Salvează.
IMPORTANT
Dacă pe factură articolul este înregistrat ca bax cu 12 bucăți, configurația corectă pentru articol este: unitate de măsură BAX, cantitate unitate 12.
Dacă unitatea de măsură a articolului deja salvat este incorectă, o poți edita direct din factură:
Marfa trebuie configurată exact conform modului în care este ambalată.
De exemplu, dacă un bax conține 12 bucăți, iar fiecare bucată are 0,75 L, unitatea de măsură a mărfii trebuie să fie „L”, iar cantitatea unitate configurată la 0,75. În acest fel, cele 12 bucăți vor însuma 9 L, reflectând corect cantitatea achiziționată (12 buc * 0,75 L = 9 L).
Dacă unitatea de măsură nu este configurată conform ambalării (de exemplu, setarea la 1 L în loc de 0,75), cantitatea din factură va fi incorectă (cele 12 buc = 12 L). O configurare eronată, cum ar fi setarea întregului bax la 12 L, va genera neconcordanțe în gestiune.
Dacă mărfurile utilizate în prezent nu sunt configurate corect și nu pot fi editate, soluția este să creezi mărfuri noi, configurate corect.
În cazul în care aceste mărfuri sunt deja parte din rețeta unui produs de tip „Îl vând cum îl cumpăr”, va fi necesar să actualizezi rețeta, înlocuind marfa veche cu cea nou creată. De asemenea, stocul cantitativ existent pe marfa configurată incorect trebuie transferat pe noua marfă configurată corect. Acest lucru se poate realiza prin resetarea stocului pentru marfa veche și aducerea cantității pe noua marfă, pentru a menține o evidență corectă în gestiune.
Adaugă CANTITATEA ACHIZIȚIONATĂ.
Dacă articolul este configurat ca BAX, introdu numărul de baxuri cumpărate; cantitatea totală (numărul de bucăți) va fi calculată automat.
Dacă articolul este configurat ca BUCATĂ, introdu direct numărul de unități cumpărate.
Adaugă PREȚUL ARTICOLELOR
Preț unitar - prețul/unitate achiziționată
Discount preț unitar - dacă există reducere/stoc achiziționat, aceasta se înscrie în această coloană. Discountul poate fi valoric sau procentual.
Valoare fără TVA - se calculează automat în funcție de prețul unitar și cantitatea totală.
TVA - procentajul de TVA a stocului achiziționat (cu ce TVA a fost cumpărat)
Valoare TVA - se calculează automat în funcție de procentaj TVA, preț unitar și cantitatea totală.
Valoare incl. TVA - se calculează automat și reprezintă valoarea totală incluzând TVA-ul.
Dacă prețul unitar din factura furnizorului este fără TVA, lasă toggle-ul debifat. Dacă prețul este cu TVA, activează toggle-ul și introdu prețul.
ADĂUGARE DISCOUNT:
a.Discount factură (de la butonul din stânga jos) care poate fi valoric sau procentual, pe o anumita cota de TVA, ori TVA Global (toate cotele prezente în factură).
b.Discount preț unitar - care poate fi valoric sau procentual (folosește %).
Pe factură discountul îți va apărea sub forma altei/altor linii din Intrare.
3. După introducerea tuturor rândurilor pe factură, Salvează, fie adaugă Nota de intrare recepție.
Pentru a crea Nota de Intrare Recepție (NIR) pe factura adăugată și pentru a genera documentul NIR urmează pașii de aici.
Întrebări frecvente:
Î: Cum accesez facturile de la un anumit furnizor?
R: Două metode:
Din meniul Furnizori: Costuri → Furnizori → cele 3 puncte din dreptul furnizorului → vei vedea exclusiv facturile lui.
Din meniul Facturi cu filtrare: Costuri → Facturi → folosește bara de căutare pentru a filtra după furnizor și intervalul de timp selectat la data intrare.
Î: Caut facturile unui furnizor dintr-o anumită perioadă și nu îmi afișează nicio factură. Ce fac?
R: Verifică întâi că filtrul de „data intrare" e setat corect pe perioada dorită. Dacă tot nu apar, fă un Clear cache al browserului și reîncearcă ulterior căutarea.
Î: Cum introduc un bon fiscal în Costuri?
R: Pașii sunt similari cu introducerea unei facturi (vezi secțiunea B de mai sus), dar cu o diferență:
Costuri → „+" → adaugă o intrare nouă.
Selectează sau adaugă furnizorul.
La câmpul „Nr. factură", introdu numărul bonului fiscal.
Adaugă articolele de pe bon ca pe o factură obișnuită.
Bifează „cu TVA" în coloana „Preț unitar" (toggle-ul verde), deoarece bonul fiscal nu afișează prețul fără TVA pe produs.
Salvează, apoi treci la NIR dacă e cazul.
Î: Am un bon fiscal cu smântână la kilogram, dar sistemul permite doar introducerea pe bucată. Cum procedez?
R: Configurează articolul cu unitate de măsură BUC și cantitate unitate 1. La introducere, treci cantitatea primită egală cu greutatea de pe bon (ex.: 0.300 pentru 300 g).
Î: De ce apare mențiunea „recurent" la o factură în Costuri?
R: Opțiunea „recurent” îți indică faptul că factura respectivă este emisă automat, la un interval regulat. De exemplu, dacă dorești să înregistrezi în mod constant costuri precum salariile angajaților sau chiria locației, poți seta ca aceste facturi să fie generate automat în fiecare lună, în aceeași zi — cum ar fi pe 15 ale lunii. Astfel, sistemul creează factura recurentă fără să fie nevoie de introducerea manuală de fiecare dată.
În plus, poți activa sau dezactiva oricând o factură recurentă din partea dreaptă a câmpului „data emiterii”, de lângă iconița de ceas.
Î: Trebuie să recepționez trabucurile ca o cutie de 10 bucăți sau ca bucăți individuale pentru ca profitul brut să fie calculat corect?
R: Recomandat: configurează articolul ca BUCATĂ, cantitate unitate 1. La introducere, treci numărul total de trabucuri primite (ex.: 10 trabucuri = cantitate 10).
Îl poți configura și ca CUTIE cu cantitate unitate 10, dar atunci prețul unitar pe care îl introduci trebuie să fie prețul pe cutie, nu pe bucată. Indiferent de configurație, profitul brut se calculează corect dacă păstrezi raportul corect între unitatea de cumpărare (factură) și unitatea de vânzare (POS).
Î: Cum pot șterge definitiv toate facturile din secțiunea Costuri, astfel încât să nu mai apară după refresh?
R: Facturile importate din SPV pot fi șterse definitiv — dar dacă ai modul de descărcare pe pilot automat, chiar dacă le ștergi din Costuri, ele sunt reimportate automat la următorul sync.
Ce poți face:
Facturi → pot fi șterse din cele 3 puncte ale facturii.
Dezactivează importul automat dacă vrei control complet manual: setarea „Pilot Automat" → Manual în Autorizare Ebriza e-Factura (vezi articol dedicat).
Modifică data de la care autopilotul începe descărcarea facturilor din S.P.V. .
Î: Cum pot accesa lista cu toate articolele-factură introduse vreodată?
R: Articolele-factură sunt salvate automat în baza de date, însă nu există o listă separată unde le poți vizualiza. Le poți accesa doar dintr-o factură: când scrii numele unui articol în prima coloană, sistemul îți sugerează articolele salvate care încep cu acel text.
Î: Cum modific cantitățile venite pe facturile importate din SPV față de cantitățile reale primite?
R: Pe facturile importate automat din SPV, valorile (cantitate, preț, TVA) sunt fixe — reflectă exact ce a fost emis legal de furnizor și nu pot fi modificate retroactiv în Ebriza.
Dacă cantitatea reală primită diferă de cea de pe factură:
Ai primit mai puțin → la generarea NIR-ului, setează în Editare NIR cantitatea reală mai mică. Diferența rămâne ca cantitate nerecepționată și poate fi gestionată ulterior.
Ai primit mai mult → contactează furnizorul pentru factură de stornare/factură nouă; cantitatea pe NIR nu poate depăși ce e pe factură.
Î: Cum pot importa facturile din SPV cu TVA 0% / cu TVA-ul adăugat la preț?
R: Dacă importi facturile din SPV și dorești ca acestea să fie importate cu TVA 0%, verifică în Setări Cont → Setări Companie că opțiunea „Neplatitor de TVA" este bifată. În acest mod, facturile se vor importa cu TVA 0%, iar totalul va fi calculat pe baza valorii fără TVA.
Pentru a modifica cotele de TVA ale articolelor de pe o factură deja importată: Accesează Costuri, editează factura din cele 3 puncte și modifică valoarea din coloana TVA.
⚠️ Important: Dacă NIR-ul a fost deja recepționat, acesta trebuie refăcut, iar cotele de TVA trebuie actualizate pentru toate mărfurile deja înregistrate.
Alternativ, poți:
Șterge facturile recepționate cu TVA pozitiv.
Bifează opțiunea „Neplatitor de TVA" în Setări Cont → Setări Companie (în josul paginii).
Reimportă facturile — acestea se vor reimporta cu cota TVA 0%.
[tags: factura, intrare, costuri, NIR, receptie, marfa, materie prima, stoc, furnizor]