Cheltuielile și plățile pot fi centralizate și gestionate prin facturile adăugate în Ebriza.
Facturile se pot adăuga atât automat, cât și manual. Pe baza facturilor se pot crea Notele de Intrare Recepție, apoi se poate genera documentul NIR (Nota Intrare Rcepeție).
A. FACTURI ADĂUGATE AUTOMAT
Primul pas constă în autorizarea Ebriza în SPV pentru a permite importul facturilor în contul tău Ebriza. Vezi aici cum poți face autorizarea.
Următorul pas este descărcarea facturilor.
Dacă ai setat preluare facturi pe autopilot, facturile se vor importa automat din SPV în contul tău Ebriza.
Dacă ai setat preluare manuală facturi, accesează meniul Costuri, apoi apasă butonul "Descarcă facturile din S.P.V."
ARTICOL FACTURĂ
Factura va fi automat populată cu articole factura. Articolul factură reprezintă produsul sau serviciul facturat de furnizor.
CANTITATE FACTURĂ
FOARTE IMPORTANT:
Pentru situațiile în care articolele furnizorului apar în factură cu U.M. „BUCATĂ”, dar în realitate sunt ambalate în baxuri (ex.: 12 L lapte), este necesar să editezi manual U.M. din BUCATĂ în BAX și să setezi cantitatea unitate la 12. Această modificare se face o singură dată, iar la următoarea factură configurația va fi preluată automat. Poți edita direct din factură:
Marfa trebuie configurată exact conform modului în care este ambalată.
De exemplu, dacă un bax conține 12 bucăți, iar fiecare bucată are 0,75 L, unitatea de măsură a mărfii trebuie să fie „L”, iar cantitatea unitate configurată la 0,75. În acest fel, cele 12 bucăți vor însuma 9 L, reflectând corect cantitatea achiziționată (12 buc * 0,75 L = 9 L).
Dacă unitatea de măsură nu este configurată conform ambalării (de exemplu, setarea la 1 L în loc de 0,75), cantitatea din factură va fi incorectă (cele 12 buc = 12 L). O configurare eronată, cum ar fi setarea întregului bax la 12 L, va genera neconcordanțe în gestiune.
Dacă marfurile utilizate în prezent nu sunt configurate corect și nu pot fi editate, soluția este să creezi marfuri noi, configurate corect.
În cazul în care aceste marfuri sunt deja parte din rețeta unui produs de tip „Îl vând cum îl cumpăr”, va fi necesar să actualizezi rețeta, înlocuind marfa veche cu cea nou creată. De asemenea, stocul cantitativ existent pe marfa configurată incorect trebuie transferat pe noua marfă configurată corect. Acest lucru se poate realiza prin resetarea stocului pentru marfa veche și aducerea cantității pe noua marfă, pentru a menține o evidență corectă în gestiune. + LINK RESETARE
3. Asigură-te că atât cantitățile, cât și prețurile sunt corecte.
4. Pentru a crea Nota de Intrare Receptie (NIR) pe factura adăugată și pentru a genera documentul NIR urmeaza pasii de aici.
B. FACTURI ADĂUGATE MANUAL
Accesează meniul Costuri, apoi de la "+" poți adăuga o factură nouă.
2. Completează câmpurile:
LOCAȚIA - este selectată automat locația curentă pe care ești logat. (dacă dorești să introduci facturi pe altă locație va trebui să te loghezi pe locația aceea)
Selectează FURNIZORUL sau adaugă un furnizor nou de la butonul de deasupra (+Adaugă).
Selectează DATA EMITERII facturii - exact data care se regăsește pe factura primită de la furnizor.
Completează NUMĂRUL FACTURII - acesta este un număr unic per furnizor, nu se poate repeta.
Completează GRUPĂ COST - se poate face filtrarea facturilor folosind tag-ul grupei de cost, fie rapoarte personalizate.
Setează SCADENȚA - data scadentă pentru plata facturii.
Setează PLATA - statusul de plată Plătit / Neplătit
ARTICOLUL FACTURĂ poate fi creat direct dintr-o factură, urmând pașii de mai jos:
a. Introdu denumirea articolului în prima coloană; selectează opțiunea „Adaugă articol factură” care va apărea automat.
b. Configurează corect detaliile articolului: cantitate unitate, unitate de măsură și cota de TVA.
c. Salvează.
IMPORTANT
Dacă pe factură articolul este înregistrat ca bax cu 12 bucăți, configurația corectă pentru articol este: unitate de masura BAX, cantitate unitate 12.
Dacă unitatea de măsură a articolului deja salvat este incorectă, o poți edita direct din factură:
Marfa trebuie configurată exact conform modului în care este ambalată.
De exemplu, dacă un bax conține 12 bucăți, iar fiecare bucată are 0,75 L, unitatea de măsură a mărfii trebuie să fie „L”, iar cantitatea unitate configurată la 0,75. În acest fel, cele 12 bucăți vor însuma 9 L, reflectând corect cantitatea achiziționată (12 buc * 0,75 L = 9 L).
Dacă unitatea de măsură nu este configurată conform ambalării (de exemplu, setarea la 1 L în loc de 0,75), cantitatea din factură va fi incorectă (cele 12 buc = 12 L). O configurare eronată, cum ar fi setarea întregului bax la 12 L, va genera neconcordanțe în gestiune.
Dacă mărfurile utilizate în prezent nu sunt configurate corect și nu pot fi editate, soluția este să creezi mărfuri noi, configurate corect.
În cazul în care aceste mărfuri sunt deja parte din rețeta unui produs de tip „Îl vând cum îl cumpăr”, va fi necesar să actualizezi rețeta, înlocuind marfa veche cu cea nou creată. De asemenea, stocul cantitativ existent pe marfa configurată incorect trebuie transferat pe noua marfă configurată corect. Acest lucru se poate realiza prin resetarea stocului pentru marfa veche și aducerea cantității pe noua marfă, pentru a menține o evidență corectă în gestiune.
Adaugă CANTITATEA ACHIZIȚIONATĂ.
Dacă articolul este configurat ca BAX, introdu numărul de baxuri cumpărate; cantitatea totală (numărul de bucăți) va fi calculată automat.
Dacă articolul este configurat ca BUCATĂ, introdu direct numărul de unități cumpărate.
Adaugă PREȚUL ARTICOLELOR
Preț unitar - prețul/unitate achiziționată
Discount preț unitar - dacă există reducere/stoc achiziționat, aceasta se înscrie în această coloană. Discountul poate fi valoric sau procentual.
Valoare fără TVA - se calculează automat în funcție de prețul unitar și cantitatea totală.
TVA - procentajul de TVA a stocului achiziționat (cu ce TVA a fost cumpărat)
Valoare TVA - se calculează automat în funcție de procentaj TVA, preț unitar și cantitatea totală.
Valoare incl. TVA - se calculează automat și reprezintă valoarea totală incluzând TVA-ul.
Dacă prețul unitar din factura furnizorului este fără TVA, lasă toggle-ul debifat. Dacă prețul este cu TVA, activează toggle-ul și introdu prețul.
ADĂUGARE DISCOUNT:
a.Discount factură (de la butonul din stânga jos) care poate fi valoric sau procentual, pe o anumita cota de TVA, ori TVA Global (toate cotele prezente în factură).
b.Discount preț unitar - care poate fi valoric sau procentual (folosește %).
Pe factură discountul îți va apărea sub forma altei/altor linii din Intrare.
3. După introducerea tuturor rândurilor pe factură, Salvează, fie adaugă Nota de intrare recepție.
Pentru a crea Nota de Intrare Recepție (NIR) pe factura adăugată și pentru a genera documentul NIR urmează pașii de aici.
[tags: factura, intrare, costuri, NIR, receptie, marfa, materie prima, stoc, furnizor]