Cheltuielile și plățile pot fi centralizate și gestionate prin facturile adăugate în Ebriza.

Facturile se pot adăuga atât automat, cât și manual. Pe baza facturilor se pot crea Notele de Intrare Recepție, apoi se poate genera documentul NIR (Nota Intrare Recepție).

Important: în S.P.V. intră doar facturile emise de furnizori înregistrați fiscal în România. Sistemul RO e-Factura acoperă doar acești furnizori, așa că o factură primită de la un furnizor din altă țară nu ajunge niciodată în S.P.V. și nu poate fi descărcată de acolo. Ea se introduce manual – vezi secțiunea „Facturi de la furnizori din altă țară și facturi în valută (euro)” de mai jos.

ARTICOL FACTURĂ

Factura va fi automat populată cu articole factura. Articolul factură reprezintă produsul sau serviciul facturat de furnizor.

Articolul factură NU este marfa din gestiune

Sunt două lucruri diferite, chiar dacă pe ecran au exact aceleași două câmpuri, U.M. și Cantitate unitate.

Deci dacă vrei să ții marfa pe litri sau pe kilograme (de exemplu o sticlă de 0,7 L), setarea aceasta nu se face pe articolul din factură, ci pe marfă, în ecranul de recepție deschis când generezi NIR-ul.

Nu împărți volumul la numărul de bucăți din bax (de exemplu 0,7 împărțit la 12) și nu scrie rezultatul pe articolul din factură: valoarea este refuzată la salvare și oricum nu configurează nimic în gestiune.

CANTITATE FACTURĂ

FOARTE IMPORTANT:

Pentru situațiile în care articolele furnizorului apar în factură cu U.M. „BUCATĂ”, dar în realitate sunt ambalate în baxuri (ex.: 12 L lapte), este necesar să editezi manual U.M. din BUCATĂ în BAX și să setezi cantitatea unitate la 12. Această modificare se face o singură dată, iar la următoarea factură configurația va fi preluată automat. Poți edita direct din factură:

Marfa de pe NIR trebuie configurată exact conform modului în care este ambalată.

Dacă marfurile utilizate în prezent nu sunt configurate corect și nu pot fi editate, soluția este să creezi marfuri noi, configurate corect.

În cazul în care aceste marfuri sunt deja parte din rețeta unui produs de tip „Îl vând cum îl cumpăr”, va fi necesar să actualizezi rețeta, înlocuind marfa veche cu cea nou creată. De asemenea, stocul cantitativ existent pe marfa configurată incorect trebuie transferat pe noua marfă configurată corect. Acest lucru se poate realiza prin resetarea stocului pentru marfa veche și aducerea cantității pe noua marfă, pentru a menține o evidență corectă în gestiune. Click aici pentru a afla mai multe detalii despre resetarea stocului.

3. Asigură-te că atât cantitățile, cât și prețurile sunt corecte.

4. Pentru a crea Nota de Intrare Receptie (NIR) pe factura adăugată și pentru a genera documentul NIR urmeaza pasii de aici.

2. Completează câmpurile:

a. Introdu denumirea articolului în prima coloană; selectează opțiunea „Adaugă articol factură” care va apărea automat.

b. Configurează corect detaliile articolului: cantitate unitate, unitate de măsură și cota de TVA.

c. Salvează.

IMPORTANT

Dacă pe factură articolul este înregistrat ca bax cu 12 bucăți, configurația corectă pentru articol este: unitate de măsură BAX, cantitate unitate 12.

Dacă unitatea de măsură a articolului deja salvat este incorectă, o poți edita direct din factură:

Marfa trebuie configurată exact conform modului în care este ambalată.

Dacă mărfurile utilizate în prezent nu sunt configurate corect și nu pot fi editate, soluția este să creezi mărfuri noi, configurate corect.

În cazul în care aceste mărfuri sunt deja parte din rețeta unui produs de tip „Îl vând cum îl cumpăr”, va fi necesar să actualizezi rețeta, înlocuind marfa veche cu cea nou creată. De asemenea, stocul cantitativ existent pe marfa configurată incorect trebuie transferat pe noua marfă configurată corect. Acest lucru se poate realiza prin resetarea stocului pentru marfa veche și aducerea cantității pe noua marfă, pentru a menține o evidență corectă în gestiune.

Dacă articolul este configurat ca BAX, introdu numărul de baxuri cumpărate; cantitatea totală (numărul de bucăți) va fi calculată automat.

Dacă articolul este configurat ca BUCATĂ, introdu direct numărul de unități cumpărate.

Preț unitar - prețul/unitate achiziționată
Discount preț unitar – dacă furnizorul îți acordă o reducere pe articol, o treci în această coloană. Discountul poate fi valoric sau procentual (folosește %). Discountul valoric se scade din prețul unitar, deci nu poate fi mai mare decât prețul unitar de pe linie: dacă îl treci mai mare, valoarea liniei ar ieși negativă și salvarea este refuzată, iar rândul respectiv și câmpul Discount preț unitar se colorează în roșu. Verifică prețul unitar de pe linie sau treci reducerea ca procent. Regula nu se aplică liniilor de retur/stornare, cu cantitate negativă, și nici discountului pe toată factura, care se pune separat, din butonul de discount factură.

Valoare fără TVA - se calculează automat în funcție de prețul unitar și cantitatea totală.

TVA - procentajul de TVA a stocului achiziționat (cu ce TVA a fost cumpărat).

În coloana TVA poți folosi doar cotele definite pe compania ta. Dacă scrii o cotă care nu există în contul tău, primești mesajul „TVA invalid. Te rog să alegi unul setat pe companie.” Cotele se adaugă din Setări cont → Companie → Grupe TVA → Adaugă grupă de TVA. Când modifici cota direct pe linia facturii, Ebriza îți cere confirmarea schimbării TVA-ului pentru marfa respectivă. După confirmare, cota rămâne setată pe marfă și va veni corect și la următoarea factură. Aceeași cotă o poți seta și direct pe articol, din Gestiune → Stoc curent → marfa respectivă → câmpul TVA.

Valoare TVA - se calculează automat în funcție de procentaj TVA, preț unitar și cantitatea totală.

Valoare incl. TVA - se calculează automat și reprezintă valoarea totală incluzând TVA-ul.

Dacă prețul unitar din factura furnizorului este fără TVA, lasă toggle-ul debifat. Dacă prețul este cu TVA, activează toggle-ul și introdu prețul.

În coloana TVA poți folosi doar cotele definite pe compania ta. Dacă scrii o cotă care nu există în contul tău, primești mesajul „TVA invalid. Te rog să alegi unul setat pe companie.” Cotele se adaugă din Setări cont → Companie → Grupe TVA → Adaugă grupă de TVA.

Când modifici cota direct pe linia facturii, Ebriza îți cere confirmarea schimbării TVA-ului pentru marfa respectivă; după confirmare, cota rămâne setată pe marfă și va veni corect și la următoarea factură. Aceeași cotă o poți seta și direct pe articol, din Gestiune → Stoc curent → marfa respectivă → câmpul TVA.

Modifică cota pe linia facturii doar dacă furnizorul chiar a facturat altă cotă decât cea de pe marfă. Dacă factura este corectă și doar NIR-ul afișează o cotă mai veche decât cea de pe marfă, nu este aceeași situație și nu se rezolvă de aici: NIR-ul preia cota pe care marfa o avea la data și ora documentului, iar soluția este alinierea datei documentului. Vezi articolul „Creare Notă Intrare Recepție”, secțiunea „Data recepției”.

ADĂUGARE DISCOUNT:

a.Discount factură (de la butonul din stânga jos) care poate fi valoric sau procentual, pe o anumita cota de TVA, ori TVA Global (toate cotele prezente în factură).

b.Discount preț unitar - care poate fi valoric sau procentual (folosește %).

Pe factură discountul îți va apărea sub forma altei/altor linii din Intrare.

3. După introducerea tuturor rândurilor pe factură, Salvează, fie adaugă Nota de intrare recepție.

Pentru a crea Nota de Intrare Recepție (NIR) pe factura adăugată și pentru a genera documentul NIR urmează pașii de aici.

Când apeși Salvează sau butonul NIR și pe factură există linii completate greșit, salvarea este refuzată și apare mesajul „Corectează erorile existente înainte de a salva!”. Ca să vezi ce anume e greșit, uită-te în tabel: rândurile cu probleme sunt colorate ușor în roșu, iar câmpul greșit de pe acel rând are chenar roșu (de exemplu, coloana Discount preț unitar). Corectează sau șterge linia respectivă, apoi apasă din nou Salvează.

Dacă golești articolul de pe un rând, dispare și eroarea de pe acel rând — un rând golit nu mai blochează salvarea.

Aceeași colorare în roșu apare și în ecranul de recepție, când salvezi NIR-ul.

Înainte de orice, uită-te din ce țară este furnizorul: pașii sunt diferiți, pentru că în S.P.V. intră doar facturile emise de furnizori înregistrați fiscal în România.

Factura ajunge automat prin e-Factura / S.P.V., dacă ai autorizat Ebriza în S.P.V. – vezi secțiunea A de mai sus. Introducerea manuală rămâne posibilă, dar nu e necesară, iar factura adusă din S.P.V. este read-only. Chiar dacă un furnizor din România îți facturează în euro, factura lui tot prin S.P.V. ajunge.

Tratamentul fiscal al unei astfel de facturi (TVA la achiziții intracomunitare, taxare inversă, declarații) se stabilește împreună cu contabilul tău. Ebriza doar înregistrează factura așa cum ai completat-o.

Î: Cum accesez facturile de la un anumit furnizor?

R: Două metode:

Î: Caut facturile unui furnizor dintr-o anumită perioadă și nu îmi afișează nicio factură. Ce fac?

R: Verifică întâi că filtrul de „data intrare" e setat corect pe perioada dorită. Dacă tot nu apar, fă un Clear cache al browserului și reîncearcă ulterior căutarea.

Î: Cum introduc un bon fiscal în Costuri?

R: Pașii sunt similari cu introducerea unei facturi (vezi secțiunea B de mai sus), dar cu o diferență:

Î: Am un bon fiscal cu smântână la kilogram, dar sistemul permite doar introducerea pe bucată. Cum procedez?

R: Configurează articolul cu unitate de măsură BUC și cantitate unitate 1. La introducere, treci cantitatea primită egală cu greutatea de pe bon (ex.: 0.300 pentru 300 g).

Î: De ce apare mențiunea „recurent" la o factură în Costuri?

R: Opțiunea „recurent” îți indică faptul că factura respectivă este emisă automat, la un interval regulat. De exemplu, dacă dorești să înregistrezi în mod constant costuri precum salariile angajaților sau chiria locației, poți seta ca aceste facturi să fie generate automat în fiecare lună, în aceeași zi — cum ar fi pe 15 ale lunii. Astfel, sistemul creează factura recurentă fără să fie nevoie de introducerea manuală de fiecare dată.

În plus, poți activa sau dezactiva oricând o factură recurentă din partea dreaptă a câmpului „data emiterii”, de lângă iconița de ceas.

Î: Trebuie să recepționez trabucurile ca o cutie de 10 bucăți sau ca bucăți individuale pentru ca profitul brut să fie calculat corect?

R: Recomandat: configurează articolul ca BUCATĂ, cantitate unitate 1. La introducere, treci numărul total de trabucuri primite (ex.: 10 trabucuri = cantitate 10).

Îl poți configura și ca CUTIE cu cantitate unitate 10, dar atunci prețul unitar pe care îl introduci trebuie să fie prețul pe cutie, nu pe bucată. Indiferent de configurație, profitul brut se calculează corect dacă păstrezi raportul corect între unitatea de cumpărare (factură) și unitatea de vânzare (POS).

Î: Cum pot șterge definitiv toate facturile din secțiunea Costuri, astfel încât să nu mai apară după refresh?

R: Facturile importate din SPV pot fi șterse definitiv — dar dacă ai modul de descărcare pe pilot automat, chiar dacă le ștergi din Costuri, ele sunt reimportate automat la următorul sync.

Ce poți face:

Î: Cum pot accesa lista cu toate articolele-factură introduse vreodată?

R: Articolele-factură sunt salvate automat în baza de date, însă nu există o listă separată unde le poți vizualiza. Le poți accesa doar dintr-o factură: când scrii numele unui articol în prima coloană, sistemul îți sugerează articolele salvate care încep cu acel text.

Î: Cum modific cantitățile venite pe facturile importate din SPV față de cantitățile reale primite?

R: Facturile aduse din S.P.V. sunt read-only în întregime. Se salvează exact cum le-a emis furnizorul, pe baza XML-ului primit de la ANAF, așa că nu poți modifica pe ele nici cantitatea, nici prețul, nici U.M., nici data emiterii. Recunoști o astfel de factură după coloana Sursa, care arată SPV, și după meniul cu trei puncte de pe rând, unde prima opțiune scrie Vizualizează, nu Editează. Doar facturile cu sursa Manual, introduse de tine, au câmpurile editabile. Nu este o defecțiune pe contul tău și nu are nevoie de intervenția noastră.

Ai două situații diferite:

Nu încerca să compensezi din NIR, ajustând prețul de achiziție pe linie, ca să „iasă” totalul. Pe NIR poți schimba cantitatea recepționată în unitatea ta de gestiune, dar linia facturii rămâne cu cantitatea și totalul furnizorului — dacă greșeala este chiar pe factură, NIR-ul nu o repară.

Î: Cum pot importa facturile din SPV cu TVA 0% / cu TVA-ul adăugat la preț?

R:Setarea Neplătitor de TVA din Setări cont – Setări Companie (în josul paginii) decide cu ce cotă intră facturile aduse din S.P.V. Ai două variante, amândouă suportate: cu setarea bifată, facturile se importă cu cotă 0% pe fiecare linie, iar TVA-ul este inclus în prețul unitar, așa încât totalul facturii rămâne cel de la furnizor; cu setarea nebifată, facturile se importă cu cotele reale ale furnizorului (de exemplu 11% sau 21%). Cota cu care intră factura este și cota cu care se recepționează marfa pe NIR. Alege varianta împreună cu contabilul tău. Detalii în articolul „Setarea companiei ca neplătitor de TVA”.

Î: Ce înseamnă mesajele din „Mesaje descărcare facturi” și de ce apar acolo facturi care sunt deja în „Costuri”?

R: Dacă unele facturi nu au fost preluate din SPV, în meniul Costuri → Facturi apare o avertizare de tipul „Ai X facturi care nu au putut fi descărcate din SPV.”. Când dai click pe ea, se deschide lista „Mesaje descărcare facturi”, unde vezi motivul pentru fiecare factură.

Nu tot ce apare în această listă este o eroare. Sunt două situații diferite:

Mesajul „Factură importată” apare doar în această listă. Dacă încerci să adaugi manual o factură cu același număr de la același furnizor, aceasta va fi în continuare respinsă cu mesajul „Factură duplicată!”, deoarece numărul facturii trebuie să fie unic pentru fiecare furnizor.

Î: Introduc manual o factură de la furnizor, firma mea e neplătitoare de TVA și nu pot pune cota de TVA de pe factură. Cum fac să îmi iasă totalul furnizorului?

R: La companiile bifate „Neplătitor de TVA” este definită pe companie, de regulă, doar cota 0%, iar în coloana TVA poți folosi doar cote definite pe companie — de aceea apare mesajul „TVA invalid. Te rog să alegi unul setat pe companie.” Ai două variante, amândouă duc la același total; alege împreună cu contabilul tău varianta care ți se potrivește:

Varianta 1 — pui cota reală de TVA pe marfă (factura arată ca la furnizor: bază plus TVA separat).

Dacă acea cotă nu este încă definită pe companie, un administrator o adaugă întâi din Setări cont → Companie → Grupe TVA → Adaugă grupă de TVA (valoare, nume, cod ECR). Apoi, în factura din Costuri, scrii cota în coloana TVA pe linia respectivă și confirmi mesajul de schimbare a TVA-ului pentru marfa aceea. Linia se calculează cu bază plus TVA, iar totalul facturii iese exact cât la furnizor.

Varianta 2 — lași cota 0% și treci prețurile cu TVA inclus.

Deasupra coloanei de preț comuți butonul verde pe „cu TVA”, completezi pe fiecare linie prețul cu TVA inclus, exact cum apare pe factura furnizorului, și salvezi. Cota rămâne 0%, iar totalul facturii iese același.

Î: Cum pot importa facturile din SPV cu TVA 0% / cu TVA-ul adăugat la preț?

Atenție: acest comportament (cota 0% și TVA-ul urcat în preț) se aplică doar facturilor importate automat din S.P.V. La facturile introduse manual în Costuri nu se schimbă nimic automat — acolo completezi liniile cum vrei, folosind una dintre cele două variante de mai sus.

Î: Vreau să pun U.M. = L și cantitate unitate 0,7 pe articolul din factură, dar în listă am doar BUC și BAX. Ce fac?

R: Este normal. Pe articolul din factură se pot alege doar BUC și BAX, pentru că el descrie cum îți facturează furnizorul, nu ce intră în gestiune. Litrul se setează pe marfă. Pașii:

Ține marfa pe litri doar dacă sticla este folosită ca materie primă într-o rețetă, adică se toarnă la pahar — atunci paharul de 0,15 L scade fix cât trebuie. Dacă vinzi sticla întreagă, la bucată, lasă marfa pe U.M. = BUC. Atenție și la denumirea mărfii: dacă marfa se numește „Vin Roșu 0.7L”, Ebriza completează singură U.M. = L și cantitate unitate 0,7 și refuză BUC cât timp volumul este în denumire.

Motivul pentru care nu găsești KG acolo este că articolul din factură acceptă doar BUC și BAX. Dacă vrei ca smântâna să fie ținută în gestiune pe kilograme, articolul din factură rămâne pe BUC, iar U.M. = KG și cantitatea unitate le setezi pe marfă, în ecranul de recepție, când generezi NIR-ul.

Î: De ce nu îmi apare în S.P.V. factura primită de la un furnizor din străinătate?

R: Pentru că în S.P.V. intră doar facturile emise de furnizori înregistrați fiscal în România. Factura unui furnizor extern nu ajunge acolo și nu poate fi descărcată automat, oricât ai aștepta sau ai reîncerca descărcarea. Introdu-o manual din Costuri, butonul „+”, cu sumele convertite în lei la cursul din data emiterii facturii – vezi secțiunea „Facturi de la furnizori din altă țară și facturi în valută (euro)”.

[tags: factura, intrare, costuri, NIR, receptie, marfa, materie prima, stoc, furnizor]