Pentru a crea o Notă de Intrare Recepție și a genera documentul NIR, este necesar să ai factura de la furnizor introdusă în meniul Costuri. Dacă nu ai adăugat factura, vezi aici pașii de adăugare.
Vom folosi exemplul următor de factură:
1. ADĂUGARE INTRARE
Din meniul Costuri, deschide factura pentru care trebuie să creezi NIR-ul, de la cele 3 puncte:
PAȘI CREARE STOCURI:
A. Creare marfă / consumabil / ambalaj:
a. Scrie numele stocului în coloana Recepție marfă
b. Selectează una dintre opțiunile de adăugare din lista drop-down:
c.Se va deschide fereastra prin care poți Salva stocul, unde trebuie să definești unitatea de măsură și cantitate unitate a stocului. Cota de TVA va fi preluată automat în funcție de cota TVA a articolului din factură. Este obligatoriu ca aceasta să fie aceeași pentru ambele.
d. Tot de aici poți adăuga și tag care te va ajuta să filtrezi stocurile (în inventar, în lista de stocuri, în rapoartele de gestiune) După completarea tag-ului, apasă tasta Enter , încât să fie încadrat într-un chenar albastru, apoi Salvează.
B. Creare materie primă:
a. Scrie numele stocului în coloana “Recepție materie primă”.
b. Selectează opțiunea de adăugare din lista drop-down:
c. Se va deschide fereastra prin care putem Salva stocul, aceasta trebuie să aibă aceeași unitate de măsură precum marfa din coloana anterioară, totodată se preia și cota de TVA.
d. Tot de aici poți adăuga și tag care te va ajuta să filtrezi stocurile (în inventar, în lista de stocuri, în rapoartele de gestiune). După completarea tag-ului, apasă tasta Enter, încât să fie încadrat într-un chenar albastru, apoi Salvează.
2.COMPLETARE INTRARE:
Marfa trebuie configurată exact conform modului în care este ambalată.
De exemplu, dacă un bax conține 12 bucăți, iar fiecare bucată are 0,75 L, unitatea de măsură a mărfii trebuie să fie „L”, iar cantitatea unitate configurată la 0,75. În acest fel, cele 12 bucăți vor însuma 9 L, reflectând corect cantitatea achiziționată (12 buc * 0,75 L = 9 L).
Dacă unitatea de măsură nu este configurată conform ambalării (de exemplu, setarea la 1 L în loc de 0,75), cantitatea din factură va fi incorectă (cele 12 buc = 12 L). O configurare eronată, cum ar fi setarea întregului bax la 12 L, va genera neconcordanțe în gestiune.
Dacă mărfurile utilizate în prezent nu sunt configurate corect și nu pot fi editate, soluția este să creezi mărfuri noi, configurate corect.
În cazul în care aceste marfuri sunt deja parte din rețeta unui produs de tip „Îl vând cum îl cumpăr”, va fi necesar să actualizezi rețeta, înlocuind marfa veche cu cea nou creată. De asemenea, stocul cantitativ existent pe marfa configurată incorect trebuie transferat pe noua marfă configurată corect. Acest lucru se poate realiza prin resetarea stocului pentru marfa veche și aducerea cantității pe noua marfă, pentru a menține o evidență corectă în gestiune.
2.1 Coloana Recepție Marfă (marfă/ambalaj/consumabi)
Dacă folosești stocul ca marfă în rețetă:
Selectează stocul utilizat în rețetă. Dacă rețetele nu au fost create încă, asigură-te că stocul adăugat acum va fi inclus în rețetă ulterior.Dacă folosești stocul ca materie primă în rețetă:
Denumirea poate fi identică cu cea din factură, pentru o gestionare mai simplă, fie definită manual, dacă preferi să folosești o denumire proprieDacă folosești stocul ca ambalaj ori consumabil, selectează opțiunea corespunzătoare pentru evidență.
2.2 Coloana Recepție Materie primă
Dacă folosești stocul ca marfa in rețetă
În cazul în care stocul este utilizat sub formă de marfă, acest câmp nu necesită completare.Dacă folosești stocul ca materie primă
Trebuie să adaugi materia primă utilizată în rețete. Dacă rețetele nu sunt încă definite, asigură-te că le vei crea ulterior și că vei include materia primă adăugată acum, pentru a păstra corectitudinea gestiunii.
Nota: Dacă folosești stocul doar ca marfă (ex. doză Cola vândută individual), îl înregistrezi ca marfă in nota de intrare. Însă, dacă aceeasi marfa (doza Cola) este folosita și în rețete (ex. Cuba Libre), trebuie sa înregistrezi stocul din factura ca si materie primă, deoarece produsele de tip „Conține rețetă” (cum este Cuba Libre) pot include doar materii prime în alcătuirea lor, nu și marfuri.
În cazul produsului care ar fi trebuit configurat ca „Îl vând cum îl cumpăr” (ex. doză Cola), vei adăuga materia primă utilizată și în rețeta Cuba Libre. Astfel, produsul va fi configurat implicit ca „Conține rețetă”, cu cantitatea definită corespunzătoare – de exemplu, 0,33 L pentru doză Cola.
2.3 Coloanele de Cantitate - sunt preluate automat din factura
a. Dacă recepționezi parțial marfa, poți seta o cantitate mai mică. Cantitatea rămasă poate fi gestionată ulterior, în funcție de necesități.
b. Dacă dorești să recepționezi o cantitate mai mare decât cea setată în acest câmp, trebuie să editezi factura și să generezi din nou NIR-ul
Cant. - cantitatea de stoc achiziționată
Cant. unitate - cantitatea unitară a mărfii adăugate
U.M. - unitatea de măsură a mărfii adăugate
Cant. totală - calculată automat în funcție de Cant. și Cant. unitate
2.4 Coloanele de Preț - prețul va fi automat preluat din factura furnizor.
Notă: Dacă ai nevoie să modifici prețul, să adaugi un discount sau să schimbi alte informații, va trebui mai întâi să actualizezi factura emisă. După ce faci modificările necesare în factură, poți genera NIR-ul. Modificările se pot aplica doar pentru facturile introduse manual.
3.GENERARE DOCUMENT NIR:
După finalizarea introducerii stocurilor pe NIR, poți opta pentru salvarea, fie printarea documentului NIR.
NIR-ul se poate descărca oricând din meniul Costuri, de la cele 3 puncte din dreapta facturii:
NIR-ul descărcat sub format PDF va conține toate datele pe care le-ai introdus pe intrare:
Pentru detalii legate de cum se calculează adosul comercial pe NIR, click aici.
4.EDITARE NIR:
1. Pentru a edita un NIR, accesează Costuri - de la cele 3 puncte ale facturii pe baza căreia ai adăugat intrarea, selectează Editează NIR:
2. În fereastra deschisă, vei putea edita stocurile, iar dacă dorești să recepționezi parțial cantitatea, poți seta o valoare mai mică. Dacă dorești să adaugi o cantitate mai mare, trebuie să editezi factura. Modificările se pot aplica doar pentru facturile introduse manual.
[tags: intrare, nota intrare receptie, NIR, factura, gestiune, stocuri]