Notă: unde se creează NIR-ul
NIR-urile se creează doar din contul de administrare Ebriza (browser web) — meniul Costuri. Funcționalitatea nu este disponibilă în aplicația Ebriza POS de pe tabletă (Android/iPad).
Pentru a face NIR, deschide contul de administrare pe un device cu browser (laptop, PC, sau browser pe tabletă) și urmează pașii de mai jos.
Pentru a crea o Notă de Intrare Recepție și a genera documentul NIR, este necesar să ai factura de la furnizor introdusă în meniul Costuri. Dacă nu ai adăugat factura, vezi aici pașii de adăugare.
Pasul 0 — factura trebuie să existe deja în Costuri
NIR-ul nu se face de la zero: el se generează dintr-o factură de la furnizor, deci fără factură în meniul Costuri nu ai de unde să pornești. Ai două căi de a o aduce acolo:
descărcată din S.P.V.: meniul Costuri, butonul „Descarcă facturile din S.P.V.” (sau automat, dacă ai preluarea pe autopilot). Necesită autorizarea Ebriza în S.P.V.;
introdusă manual: adaugi factura în Costuri cu furnizorul, numărul, data și liniile de pe factura primită.
Pașii detaliați pentru ambele variante sunt aici. (link către articolul „Adăugare facturi în Costuri”)
Vom folosi exemplul următor de factură:
Pașii pe scurt:
Ai nevoie de factura de la furnizor deja adăugată în meniul Costuri. Fără ea nu se poate genera NIR.
Deschizi factura și apeși butonul NIR.
Pe fiecare linie pe care o vrei în gestiune completezi coloana Recepție marfă. Acesta este pasul care leagă linia de factură de marfă și care bagă cantitatea în stoc.
Doar dacă marfa este folosită ca ingredient într-o rețetă completezi în plus și coloana Recepție materie primă. Se completează pe lângă Recepție marfă, niciodată în locul ei.
Verifici Data recepției, cantitățile și prețurile, poți seta prețul de vânzare, apoi salvezi. Abia salvarea înregistrează intrarea în gestiune.
1. ADĂUGARE INTRARE
Din meniul Costuri, deschide factura pentru care trebuie să creezi NIR-ul, de la cele 3 puncte:
1. DESCHIDE FACTURA ȘI APASĂ BUTONUL NIR
Din meniul Costuri intră pe factura pentru care vrei recepția. În bara de acțiuni din capul paginii de detalii factură găsești butonul NIR — el deschide ecranul de recepție.
Scurtătura echivalentă: din lista din Costuri, cele 3 puncte de pe rândul facturii, apoi Generează NIR. Duce în același ecran. Dacă NIR-ul a fost deja făcut, în același meniu apar Editează NIR și Printează NIR în loc de Generează NIR.
Dacă nu vezi butonul NIR: nu apare pe ecran mic (telefon) și nu apare utilizatorilor care nu au drept de scriere pe recepții. Administratorul contului poate verifica permisiunile din Setări > Utilizatori.
Dacă apeși NIR și, în loc de ecranul de recepție, primești un mesaj de eroare: factura are linii completate greșit, iar NIR-ul se generează doar dintr-o factură validă. Deschide factura — rândul greșit este colorat în roșu, iar câmpul de corectat are chenar roșu. Corectează sau șterge linia, salvează, apoi apasă NIR din nou.
2. DATA RECEPȚIEI
Deasupra tabelului cu articole, lângă câmpul Dată emitere (necompletabil, preluat din factură), există câmpul Data recepției. Acesta reprezintă data la care marfa a intrat efectiv în gestiune și este prepopulat cu data emiterii facturii, dar poate fi editat separat.
Când marfa ajunge fizic la altă dată decât cea a facturii (situație frecventă pentru facturile importate din SPV, unde data emiterii nu poate fi modificată), setează Data recepției la data reală a intrării. Mișcările de stoc generate de NIR vor fi înregistrate la această dată, iar catalogul de stocuri afișat pe NIR se reîncarcă la data recepției. Data emiterii facturii rămâne neschimbată. Data recepției nu poate fi mai veche decât data emiterii facturii.
3. GENERARE DOCUMENT NIR
Pe documentul PDF vei vedea două date: Data (data emiterii facturii, preluată din factură) și Data recepției (data la care marfa a intrat efectiv în gestiune, așa cum a fost setată pe NIR). Pentru NIR-urile salvate înainte de introducerea câmpului Data recepției, această rubrică va afișa tot data emiterii facturii.
4. EDITARE NIR
Poți edita și câmpul Data recepției — modificarea se aplică imediat asupra datei mișcărilor de stoc generate de NIR (data emiterii facturii rămâne neschimbată). Când modifici Data recepției, catalogul de stocuri afișat pe NIR se reîncarcă automat la noua dată
PAȘI CREARE STOCURI:
A și B nu sunt variante între care alegi. A se face pe fiecare linie care intră în gestiune; B se face în plus, pe aceeași linie, doar pentru marfa folosită în rețete.
A. Creare marfă / consumabil / ambalaj:
a. Scrie numele stocului în coloana Recepție marfă
b. Selectează una dintre opțiunile de adăugare din lista drop-down:
c.Se va deschide fereastra prin care poți Salva stocul, unde trebuie să definești unitatea de măsură și cantitate unitate a stocului. Cota de TVA va fi preluată automat în funcție de cota TVA a articolului din factură. Este obligatoriu ca aceasta să fie aceeași pentru ambele.
d. Tot de aici poți adăuga și tag care te va ajuta să filtrezi stocurile (în inventar, în lista de stocuri, în rapoartele de gestiune) După completarea tag-ului, apasă tasta Enter , încât să fie încadrat într-un chenar albastru, apoi Salvează.
B. Creare materie primă:
a. Scrie numele stocului în coloana “Recepție materie primă”.
b. Selectează opțiunea de adăugare din lista drop-down:
c. Se va deschide fereastra prin care putem Salva stocul, aceasta trebuie să aibă aceeași unitate de măsură precum marfa din coloana anterioară, totodată se preia și cota de TVA.
d. Tot de aici poți adăuga și tag care te va ajuta să filtrezi stocurile (în inventar, în lista de stocuri, în rapoartele de gestiune). După completarea tag-ului, apasă tasta Enter, încât să fie încadrat într-un chenar albastru, apoi Salvează.
2.COMPLETARE INTRARE:
Marfa trebuie configurată exact conform modului în care este ambalată.
De exemplu, dacă un bax conține 12 bucăți, iar fiecare bucată are 0,75 L, unitatea de măsură a mărfii trebuie să fie „L”, iar cantitatea unitate configurată la 0,75. În acest fel, cele 12 bucăți vor însuma 9 L, reflectând corect cantitatea achiziționată (12 buc * 0,75 L = 9 L).
Dacă unitatea de măsură nu este configurată conform ambalării (de exemplu, setarea la 1 L în loc de 0,75), cantitatea din factură va fi incorectă (cele 12 buc = 12 L). O configurare eronată, cum ar fi setarea întregului bax la 12 L, va genera neconcordanțe în gestiune.
Dacă mărfurile utilizate în prezent nu sunt configurate corect și nu pot fi editate, soluția este să creezi mărfuri noi, configurate corect.
În cazul în care aceste marfuri sunt deja parte din rețeta unui produs de tip „Îl vând cum îl cumpăr”, va fi necesar să actualizezi rețeta, înlocuind marfa veche cu cea nou creată. De asemenea, stocul cantitativ existent pe marfa configurată incorect trebuie transferat pe noua marfă configurată corect. Acest lucru se poate realiza prin resetarea stocului pentru marfa veche și aducerea cantității pe noua marfă, pentru a menține o evidență corectă în gestiune.
2.0 Data recepției
Deasupra tabelului cu articole găsești câmpul Data recepției - data la care marfa a intrat fizic în locație. Este completat automat cu data de emitere a facturii, dar îl poți modifica independent de factură.
Este util mai ales pentru facturile importate din SPV, unde data de emitere este cea trimisă legal de furnizor și nu poate fi schimbată. Dacă factura este emisă pe 3 ale lunii, dar marfa ajunge pe 10, setezi Data recepției pe 10 și intrarea în stoc va fi înregistrată pe 10.
Reține:
Data recepției nu poate fi mai mică decât data facturii - marfa nu poate ajunge înainte ca factura să fie emisă. Calendarul nu îți permite să alegi o dată anterioară.
Data recepției nu poate fi în viitor - poți alege cel mult ziua de azi.
Data de emitere a facturii rămâne needitabilă și nu se modifică. Se schimbă doar Data recepției.
Mișcarea de stoc generată de NIR (intrarea în gestiune) este înregistrată la Data recepției, nu la data facturii. Așa că, dacă verifici ulterior istoricul stocului, intrarea va apărea în ziua în care ai primit efectiv marfa.
Lista de stocuri din coloanele de recepție este încărcată așa cum arăta la Data recepției. Dacă schimbi data, lista se reîncarcă - astfel vezi și stocurile redenumite sau create între data facturii și data recepției.
2.1 Coloana Recepție Marfă (marfă/ambalaj/consumabil)
Această coloană se completează obligatoriu pe fiecare linie pe care o vrei în gestiune. Ea este pasul care leagă linia din factură de o marfă din gestiunea ta, iar la salvare tot ea generează intrarea în stoc: o linie fără Recepție marfă completată nu intră în stoc. În coloană poți căuta o marfă existentă sau o poți crea pe loc — cauți denumirea și alegi din listă opțiunea de creare ca Marfă, Ambalaj sau Consumabil, deci nu trebuie să pregătești nimic în Nomenclator înainte.
Singura excepție sunt liniile pe care nu le vrei în gestiune (transport, servicii, echipamente): acolo pui cantitatea 0 și lași coloana necompletată — vezi secțiunea „Linii pe care nu le vrei în gestiune” mai jos.
Dacă folosești stocul ca marfă în rețetă:
Selectează stocul utilizat în rețetă. Dacă rețetele nu au fost create încă, asigură-te că stocul adăugat acum va fi inclus în rețetă ulterior.Dacă folosești stocul ca materie primă în rețetă:
Denumirea poate fi identică cu cea din factură, pentru o gestionare mai simplă, fie definită manual, dacă preferi să folosești o denumire proprie
Dacă folosești stocul ca ambalaj ori consumabil, selectează opțiunea corespunzătoare pentru evidență.
În lista de rezultate, sub denumirea fiecărei mărfi, apar unitatea de măsură și cota ei de TVA, colorate: verde dacă se potrivește cu cota de pe factură, roșu dacă nu. Dacă treci cu mouse-ul peste rândul unei mărfi din listă, în stânga apare un pătrat verde cu un creion, care deschide fișa mărfii direct din NIR: poți corecta unitatea de măsură sau cota de TVA fără să pleci din ecranul de recepție, iar la salvare marfa se re-selectează singură pe linie.
2.2 Coloana Recepție Materie primă
Această coloană este suplimentară și se completează doar dacă marfa de pe linia respectivă este folosită ca ingredient într-o rețetă. Se completează pe lângă Recepție marfă, niciodată în locul ei.
Dacă marfa se vinde ca atare (de exemplu, o doză de Cola vândută la bucată), lași această coloană necompletată — este suficientă Recepție marfă.
Dacă aceeași marfă intră și în rețete (de exemplu, doza de Cola folosită și la Cuba Libre), completezi ambele coloane: Recepție marfă, ca să intre cantitatea în gestiune, și Recepție materie primă, ca să fie disponibilă ca ingredient. Motivul este că produsele de tip „Conține rețetă” pot include în compoziție doar materii prime, nu și mărfuri. Materia primă trebuie să aibă aceeași unitate de măsură ca marfa din coloana precedentă; cota de TVA se preia automat.
De reținut: coloana Recepție materie primă nu poate fi completată înainte de Recepție marfă. Cât timp coloana de marfă este goală sau marfa aleasă nu este de tip Marfă, celula afișează N/A și nu se poate edita. Dacă ai completat doar coloana de materie primă și marfa nu îți apare pe stoc, aceasta este cauza: întoarce-te și completează și Recepție marfă.
Fișa unei materii prime nu are câmp de TVA: dacă trebuie corectată cota, se corectează pe linia de marfă, iar materia primă o preia de acolo.
2.3 Coloanele de Cantitate - sunt preluate automat din factura
a. Dacă recepționezi parțial marfa, poți seta o cantitate mai mică. Cantitatea rămasă poate fi gestionată ulterior, în funcție de necesități.
Dacă dorești să recepționezi o cantitate mai mare decât cea de pe factură, trebuie să corectezi întâi factura și apoi să generezi din nou NIR-ul. Dacă factura a fost adusă din S.P.V., nu o poți edita — este read-only în întregime. În acest caz, o copiezi (trei puncte pe rândul facturii, apoi Copiază factura), corectezi cantitățile pe copie, care este o factură Manuală, și generezi NIR-ul pe copie. Pașii compleți sunt în articolul „Adăugare facturi în Costuri”, secțiunea „Corectarea unei facturi aduse din S.P.V. — copiază factura”.
2.4 Coloanele de Preț - prețul va fi automat preluat din factura furnizor.
Notă: Dacă ai nevoie să modifici prețul, să adaugi un discount sau să schimbi alte informații, va trebui mai întâi să actualizezi factura. După ce faci modificările în factură, poți genera NIR-ul. Se pot edita doar facturile introduse manual; cele aduse din S.P.V. sunt read-only.
Pentru o factură din S.P.V., copiaz-o (trei puncte pe rândul facturii, apoi Copiază factura), modifică pe copie și generează NIR-ul pe copie — vezi articolul „Adăugare facturi în Costuri”, secțiunea „Corectarea unei facturi aduse din S.P.V. — copiază factura”.
2.5 Coloana Preț vânzare
Tabelul NIR include acum o coloană Preț vânzare, care afișează prețul de vânzare curent (cu TVA inclus) pentru fiecare produs recepționat.
Dacă produsul are deja un preț de vânzare configurat în Nomenclator, coloana îl afișează direct (brut, TVA inclus).
Dacă produsul nu are încă un preț de vânzare, în coloană apare un buton de informare cu mesajul „Setează primul preț de vânzare". La apăsarea lui se deschide o fereastră mică în care poți:
introduce prețul de vânzare (brut, cu TVA inclus);
selecta cota de TVA pentru acel produs.
După salvare, prețul este aplicat imediat pe produs — nu mai este necesar să navighezi separat în Nomenclator. Toate dispozitivele POS sunt notificate automat să actualizeze lista de prețuri.
Notă:
Butonul de informare este vizibil doar utilizatorilor care au drepturi de scriere pe produse. Dacă nu îl vedeți, rugați administratorul contului să verifice permisiunile din Setări > Utilizatori.
2.6 Data recepției — NIR-ul preia datele mărfii de la data și ora documentului
În antetul NIR-ului există câmpul Data recepției. El reprezintă ziua și ora la care marfa a intrat fizic în gestiune. Implicit este egal cu Data emiterii a facturii, se poate modifica, nu poate fi mai devreme decât data emiterii facturii și nu poate fi în viitor. Câmpul are și oră, nu doar zi.
Data recepției nu este doar o etichetă pe document. NIR-ul citește mărfurile așa cum arătau la acea dată și oră, nu cum arată acum. Mărfurile sunt păstrate pe versiuni: orice modificare făcută unei mărfi — denumire, unitate de măsură, cotă de TVA — creează o versiune nouă, iar NIR-ul o folosește pe cea valabilă la data și ora documentului. Din același motiv, când schimbi Data recepției, lista de mărfuri din NIR se reîncarcă la noua dată.
Consecința practică: dacă schimbi astăzi cota de TVA a unei mărfi, NIR-urile datate înainte de acea schimbare vor continua să afișeze cota veche. Nu este o eroare — la data acelui document marfa chiar avea cota veche. O cotă de TVA care nu se mai folosește astăzi rămâne validă și corectă pe documentele emise cât timp a fost în vigoare, iar compania o poate avea în continuare definită în Setări cont → Companie → Grupe TVA.
Când schimbi Data recepției pe un NIR deja salvat, la salvare apare confirmarea: „Marfa va fi înregistrată în stoc la data recepției, nu la data facturii, iar toate mișcările de stoc ale acestei facturi vor fi mutate pe noua dată. Continui?" Este normal — exact asta face: mută mișcările de stoc ale facturii pe noua dată.
3.GENERARE DOCUMENT NIR:
După finalizarea introducerii stocurilor pe NIR, poți opta pentru salvarea, fie printarea documentului NIR.
NIR-ul se poate descărca oricând din meniul Costuri, de la cele 3 puncte din dreapta facturii:
NIR-ul descărcat în format PDF va conține toate datele pe care le-ai introdus la recepție. Documentul afișează două date distincte: Data - data emiterii facturii de la furnizor - și, imediat sub aceasta, Data recepției - data la care marfa a intrat fizic în locație. Pentru NIR-urile create înainte de introducerea acestui câmp, Data recepției va afișa data facturii:
Pentru detalii legate de cum se calculează adosul comercial pe NIR, click aici.
4.EDITARE NIR:
1. Pentru a edita un NIR, accesează Costuri - de la cele 3 puncte ale facturii pe baza căreia ai adăugat intrarea, selectează Editează NIR:
2. În fereastra deschisă, vei putea edita stocurile, iar dacă dorești să recepționezi parțial cantitatea, poți seta o valoare mai mică. Dacă dorești să adaugi o cantitate mai mare, trebuie să corectezi factura — iar factura se poate edita doar dacă a fost introdusă manual. Dacă a fost adusă din S.P.V., copiaz-o și corectează pe copie; vezi articolul „Adăugare facturi în Costuri”, secțiunea „Corectarea unei facturi aduse din S.P.V. — copiază factura”.vezi factura. Modificările se pot aplica doar pentru facturile introduse manual.
3. Tot din această fereastră poți modifica Data recepției. Este o modificare de sine stătătoare - o poți salva chiar dacă nu schimbi nimic la articole sau la cantități. După salvare, mișcările de stoc ale NIR-ului sunt redatate la noua dată a recepției.
Cazuri speciale
Servicii de transport / livrare pe factura
In Ebriza se pot recepționa doar marfa, materie prima, consumabil si ambalaj - serviciul de transport nu este un tip de stoc. Ai doua opțiuni:
Dacă nu vrei sa recepționezi transportul: la generarea NIR-ului, treci cantitate 0 pe linia serviciului de transport. Astfel NIR-ul se face exclusiv pe produsele primite in locație, iar serviciul nu intra in gestiune.
Dacă vrei evidența transportului: înregistrează-l in NIR ca Consumabil, ca să poți genera NIR-ul final cu acel cost inclus.
Linii pe care nu le vrei în gestiune: transport, servicii, dar și echipamente (frigider, vitrină, laptop)
În Ebriza se pot recepționa doar patru tipuri de stoc: marfă, materie primă, consumabil și ambalaj. Nu există tipul „serviciu” și nu există nici „mijloc fix”, așa că nici serviciul de transport, nici un echipament (frigider, vitrină, laptop, mobilier, utilaj) nu se recepționează ca marfă.
Regula se aplică pe linie, nu pe factură. Dacă factura are măcar o linie care intră în gestiune, faci NIR pentru factură ca de obicei, iar liniile pe care nu le vrei în stoc le rezolvi în interiorul aceluiași NIR, cu una dintre cele două variante de mai jos. Nu sări peste NIR doar pentru că pe factură apare și un frigider și nu e nevoie să împarți factura în două documente. Exemplul tipic este o factură care conține și lapte, și un frigider: laptele intră în gestiune, frigiderul nu.
Doar dacă factura nu are nicio linie care intră în gestiune — de exemplu doar utilități, chirie, un serviciu sau doar echipamentul cumpărat singur — nu ai ce recepționa, deci nu ai nevoie de NIR.
Varianta A. Nu vrei linia în gestiune (recepție parțială): pui cantitatea 0 pe ea
Din meniul Costuri deschide factura și apasă butonul NIR (sau, din listă, cele trei puncte de pe rândul facturii, apoi Generează NIR).
Pe linia pe care nu o vrei în stoc (transportul, frigiderul, orice altceva) pune cantitatea 0 și lasă necompletată coloana de recepție marfă — o linie cu cantitatea 0 nu cere stoc.
Pe celelalte linii, cele care chiar intră în gestiune (laptele din exemplu), completează cantitatea normal.
Salvează. Apare o confirmare că recepționezi parțial factura — este normală, exact asta faci. Linia cu cantitatea 0 apare tăiată pe NIR și nu intră nici în gestiune, nici în valoarea NIR-ului.
De reținut: valoarea NIR-ului va fi mai mică decât totalul facturii, exact cu valoarea liniei lăsate pe 0, iar factura rămâne întreagă în Costuri. Nu poți pune cantitatea 0 pe toate liniile — un NIR trebuie să aibă cel puțin o linie recepționată.
Varianta B. Vrei ca valoarea NIR-ului să fie egală cu totalul facturii: recepționezi linia ca și Consumabil
Pe linia respectivă, în coloana de recepție marfă, scrie denumirea (de exemplu „Transport” sau „Frigider”).
Din lista de sugestii alege opțiunea de creare a unui stoc nou cu tipul Consumabil. Nu trebuie să creezi nimic în Nomenclator înainte — stocul se creează direct de aici.
Lasă cantitatea de pe factură (de obicei 1) și salvează.
De reținut: linia devine un stoc real și rămâne în gestiune până o scoți. O scazi cu un bon de consum (Gestiune → Stocuri → selectezi stocul → Bon de consum). La fel se întâmplă și cu un echipament: frigiderul recepționat ca și Consumabil stă în gestiune până îl dai jos cu bon de consum.
Alegerea între cele două variante este o decizie de contabilitate, nu o limitare a aplicației. Dacă nu ești sigur care ți se potrivește, întreabă contabilul: varianta A ține gestiunea curată, varianta B face ca NIR-ul să se potrivească pe valoare cu factura.
NIR-ul nu repartizează costul de transport peste prețul unitar al mărfurilor (landed cost). Dacă vrei costul în gestiune, varianta B este singura cale. Ambalajul returnabil, în schimb, are tipul lui propriu — pe acela recepționează-l ca Ambalaj, nu ca și consumabil.
Am făcut NIR-ul și marfa nu apare pe stoc — de unde începi
Dacă ai salvat NIR-ul, dar marfa nu apare în gestiune, este aproape întotdeauna o problemă de date, nu de afișare: cantitatea chiar nu s-a înregistrat pe marfa la care te uiți. Parcurge verificările de mai jos în această ordine — primele două explică majoritatea cazurilor.
Deschide NIR-ul și uită-te pe liniile mărfurilor care lipsesc. Din Costuri, cele trei puncte de pe rândul facturii, apoi Editează NIR. Pe fiecare linie reclamată verifică trei lucruri: coloana Recepție marfă este completată? Cantitatea este mai mare decât 0? Marfa completată acolo este chiar cea pe care o cauți în gestiune (nu o marfă cu nume asemănător)? O linie lăsată necompletată sau recepționată cu cantitatea 0 nu intră nicăieri — NIR-ul pare făcut, dar stocul nu se mișcă pe acea linie. Vezi secțiunea 2.1.
Dacă vezi stoc pe materia primă, dar nu pe marfă, aceasta este cauza. Cele două coloane nu sunt o alegere: Recepție marfă este cea care bagă cantitatea în gestiune, iar Recepție materie primă se completează pe lângă ea, doar pentru marfa folosită ca ingredient în rețete. Întoarce-te pe linie și completează și Recepție marfă. Vezi secțiunea 2.2.
Verifică intrarea în Gestiune → Istoric, filtrată pe mișcarea Intrare. Caută marfa după denumire sau cod SKU. Atenție la dată: intrarea generată de NIR este înregistrată la Data recepției de pe document, nu la data facturii — dacă le-ai setat diferit, caută în ziua recepției. Vezi secțiunea 2.6.
Verifică gestiunea. Stocul se ține pe locație, iar NIR-ul înregistrează marfa în gestiunea de pe document. Dacă ai mai multe locații, s-ar putea să te uiți la altă gestiune decât cea pe care s-a făcut recepția.
Dacă marfa a fost creată chiar atunci, pe NIR, și soldul îți apare 0, nu ai pierdut recepția. La crearea oricărui stoc nou, Ebriza înregistrează automat o mișcare de tip Resetare cu cantitatea 0, care poate ajunge ultima în timp și fixează soldul pe 0. Explicația și rezolvarea sunt în întrebarea „Am creat marfa / materia primă direct pe NIR, am recepționat, dar stocul îmi apare 0. De ce?” de mai jos.
Abia dacă intrarea EXISTĂ în Istoric, cu cantitatea corectă și în gestiunea corectă, și tot nu o vezi în lista de stocuri, este o problemă de afișare — atunci verifică în fereastră incognito și golește cache-ul browserului.
Dacă nici așa nu se lămurește, scrie-ne pe chat și trimite-ne, ca să putem verifica direct: numărul facturii pentru care ai făcut NIR-ul, gestiunea și 2-3 mărfuri concrete pe care nu le vezi pe stoc.
Ce să nu faci până nu ai parcurs verificările de mai sus: nu reface NIR-ul, nu șterge mișcări din Istoric și nu reintroduce marfa. În cele mai multe cazuri nu s-a stricat nimic — este o linie necompletată pe document, iar remedierea se face din Editează NIR, pe aceeași factură.
Întrebări frecvente:
Î: Trebuie să fac NIR pentru fiecare factură de la furnizor, sau doar pentru cele cu produse care intră în stoc?
R: Faci NIR pentru orice factură care are măcar o linie ce intră în gestiune. Nu decizi pe factură, ci pe linie: dacă pe aceeași factură ai și lapte, și un frigider, faci NIR pentru factură, treci laptele normal, iar pentru frigider alegi una dintre cele două variante — cantitate 0 (recepție parțială, linia apare tăiată și nu intră în stoc) sau îl recepționezi ca și Consumabil, dacă vrei ca valoarea NIR-ului să fie egală cu cea a facturii. Nu ai nevoie de NIR doar pentru facturile care nu conțin nicio linie de recepționat (utilități, chirie, servicii sau doar un echipament cumpărat singur). Vezi secțiunea „Linii pe care nu le vrei în gestiune” de mai sus pentru pași.
Î: Cum schimb un produs setat ca consumabil in marfă?
R: Tipul unui stoc nu poate fi schimbat din Consumabil in Marfă. Pentru aceste cazuri:
Creează un stoc nou de tip Marfă.
Resetează la 0 stocul de tip Consumabil pe care nu îl mai folosești.
Dacă nu mai ai nevoie de el în Gestiune, șterge stocul de tip Consumabil după resetare.
-----
Î: De ce se schimbă prețul de achiziție când modific cantitatea la recepția unei facturi importate din SPV?
R: Pe o factură adusă din S.P.V. nu se poate edita nimic — nici prețul, nici cantitatea, nici U.M., nici data. Doar facturile introduse manual au câmpurile editabile. Dacă valorile chiar trebuie schimbate, copiază factura (trei puncte pe rândul ei, apoi Copiază factura), corectează pe copie și generează NIR-ul pe copie, apoi șterge originalul din S.P.V. Pașii compleți sunt în articolul „Adăugare facturi în Costuri”, secțiunea „Corectarea unei facturi aduse din S.P.V. — copiază factura”.
Prețul de pe o factură SPV nu se poate edita direct (doar pe facturile introduse manual). Dacă chiar trebuie schimbat, întâi editezi factura, apoi regenerezi NIR-ul. Citește mai multe detalii despre configurarea U.M./bax.
----
Î: Cum recepționez consumabile (pahare, produse de curățenie, fructe folosite doar ca atare) pe același NIR cu marfa, ca valoarea NIR-ului să fie egală cu cea a facturii?
R: Nu e nevoie să creezi produsul în Nomenclator înainte. Direct pe NIR, pe linia articolului, în coloana de recepție marfă scrii denumirea și alegi să creezi stocul cu tipul Consumabil. Îl scazi ulterior, când îl folosești, printr-un bon de consum (Gestiune → Stocuri → selectezi stocul → Bon de consum).
Ca valoarea NIR-ului să fie identică cu factura, recepționează articolele așa cum apar pe factură — nu comasa mai multe articole diferite într-un singur stoc „Consumabile", pentru că unitățile de măsură și cantitățile diferă și valorile nu se mai potrivesc. Dacă același articol vine uneori în cantități/UM diferite (ex. fructe: o dată 1 KG, altă dată 300 G) și îl folosești strict ca consumabil (nu în rețete), creează stocuri separate pentru fiecare variantă (ex. un consumabil de 1 KG și unul de 0,3 KG) și alege la recepție stocul potrivit. Pentru marfa pe care o vinzi ca atare (ex. Coca Cola), nu crea duplicate — caută și selectează stocul existent, deja legat de produsul din Nomenclator.
-----
Î: De ce nu apare prețul de vânzare (cu amănuntul) pe NIR și cum îl adaug?
R: Ca prețul de vânzare să apară pe NIR, marfa de pe factură trebuie să fie asociată în rețeta unui singur produs din Nomenclator (Nomenclator → Produse). Dacă produsul nu are încă un preț de vânzare, îl poți seta direct din coloana Preț vânzare din NIR (preț brut, cu TVA inclus, plus categoria de TVA) – vezi secțiunea 2.5 de mai sus.
Nu contează câte prețuri de vânzare a avut marfa în timp: dacă există mai multe, la printarea NIR-ului alegi tu care dintre ele să fie folosit pe document.
Î: Am creat marfa / materia primă direct pe NIR, am recepționat, dar stocul îmi apare 0. De ce?
R: Recepția este înregistrată corect - poți verifica intrarea în Gestiune -> Istoric. Ce vezi pe 0 vine de la o altă mișcare: la crearea oricărui stoc nou, Ebriza înregistrează automat o mișcare de tip Resetare cu cantitatea 0, cu ora exactă a creării. Resetarea este o mișcare absolută - fixează soldul la valoarea ei - iar intrarea de pe NIR se înregistrează cu data recepției de pe factură, nu cu ora la care ai generat NIR-ul. Când creezi stocul în aceeași zi în care faci recepția, înregistrarea de creare ajunge ultima în timp și duce soldul la 0.
Ce faci: nu șterge mișcarea de Resetare, este înregistrarea automată de la creare și nu are ce să anuleze. Nu reface NIR-ul. Adu cantitatea la valoarea reală cu o resetare de stoc făcută azi (Gestiune -> Stocuri -> selectezi stocul -> Resetează stoc); fiind ultima mișcare în timp, fixează soldul corect, iar costul mediu de achiziție (CMP) rămâne cel adus de NIR. Dacă se întâmplă la fiecare stoc nou sau sunt prea multe articole de corectat, scrie-ne pe chat cu numărul NIR-ului, gestiunea și stocurile afectate.
Î: Apăs Salvează pe NIR și nu se salvează. Cum văd ce este greșit?
R: Uită-te în tabel: rândurile completate greșit sunt colorate ușor în roșu, iar câmpul de corectat are chenar roșu. Cel mai frecvent lipsește coloana Recepție marfă pe o linie pe care vrei să o bagi în gestiune — vezi secțiunea 2.1. Dacă linia nu trebuie să intre în stoc (transport, servicii, echipamente), pune-i cantitatea 0 și las-o necompletată, așa cum e explicat la „Linii pe care nu le vrei în gestiune”. Mesajul despre TVA — „Marfa recepționată trebuie să aibă același TVA ca și articolul cumpărat pe factură.” — este o situație separată, explicată în întrebarea următoare.
Î: Am schimbat cota de TVA a mărfii, dar pe NIR apare tot cota veche și nu mă lasă să salvez. Ce fac?
R: Nu modifica cota pe linia facturii ca să treci peste mesaj — aici ar strica un document corect. Dacă diferența vine de la furnizor (este neplătitor de TVA și ți-a facturat cu 0%), ești în întrebarea precedentă: acolo se editează cota mărfii, de pe linia NIR-ului, cu creionul verde. Întrebarea de față este doar despre cazul în care ai schimbat tu cota mărfii.
Î: Factura este emisă cu câteva zile înainte să primesc marfa. Cum fac să nu apară stocul mai devreme decât a ajuns?
R: Folosește câmpul Data recepției din fereastra de NIR. Îl setezi pe ziua în care marfa a ajuns efectiv în locație, iar intrarea în gestiune va fi înregistrată la acea dată, nu la data facturii.
Data de emitere a facturii nu se modifică - rămâne cea trimisă de furnizor, ceea ce contează în special pentru facturile importate din SPV. Poți alege orice zi între data facturii și ziua de azi.
Dacă ai deja un NIR salvat cu data greșită, deschide-l din Costuri → Editează NIR, schimbă Data recepției și salvează; mișcările de stoc se vor redata automat.
Î: Furnizorul meu este neplătitor de TVA și îmi facturează cu 0%, dar marfa mea este pe 11% / 21%. Cum fac NIR-ul?
R: Nu este nimic configurat greșit. Cota din Nomenclator este cea corectă pentru ceilalți furnizori, iar 0% este cota corectă pe factura acestui furnizor. Pentru că NIR-ul cere ca marfa recepționată să aibă aceeași cotă ca articolul de pe factură — de aici mesajul „Marfa recepționată trebuie să aibă același TVA ca și articolul cumpărat pe factură.” — editezi cota mărfii direct de pe linia NIR-ului, fără să pleci din ecran.
În coloana Recepție marfă, caută marfa. În lista de rezultate, sub denumire, apar unitatea de măsură și cota ei de TVA, colorate: verde dacă se potrivește cu cota de pe factură, roșu dacă nu. Roșul este chiar motivul pentru care nu te lasă să salvezi.
Treci cu mouse-ul peste rândul mărfii din listă: în stânga, în locul etichetei de tip, apare un pătrat verde cu un creion. Apasă-l — se deschide fișa mărfii, direct din NIR.
În câmpul TVA pune cota de pe această factură (0% la un furnizor neplătitor) și apasă Salvează. Marfa se re-selectează singură pe linie și de data aceasta este acceptată.
Completează restul liniei (cantitate, preț) și salvează NIR-ul.
După ce ai generat NIR-ul, pune cota înapoi. Editarea nu se aplică doar acestui
document: ea schimbă marfa de acum înainte. La următoarea factură, de la un furnizor plătitor, o pui la loc pe cota normală (11% sau 21%), tot cu creionul verde, de pe linia acelui NIR. Este o operațiune de rutină între două facturi, nu semnul că ceva este stricat. NIR-urile deja salvate nu se schimbă: fiecare rămâne cu cota pe care marfa o avea la data documentului lui — vezi secțiunea 2.6.
La materia primă nu ai ce edita. Fișa unei materii prime nu are câmp de TVA, pentru că ea preia automat cota (și unitatea de măsură) de la marfa de care este legată, la salvarea NIR-ului. Toată procedura de mai sus se face pe linia de MARFĂ, niciodată pe cea de materie primă.
Nu modifica cota pe linia facturii (coloana TVA din Costuri) ca să treci peste mesaj: aceea schimbă articolul furnizorului, iar factura trebuie să rămână așa cum a emis-o el, iar dacă este adusă din S.P.V. este oricum read-only. Și nu bifa setarea de companie „Neplătitor de TVA”: aceea este despre regimul firmei tale, nu al furnizorului, și nu rezolvă o factură cu 0% primită de la un singur furnizor.
[tags: intrare, nota intrare receptie, NIR, factura, gestiune, stocuri, preț vânzare NIR, stocul apare 0 dupa NIR, marfa noua nu intra pe stoc, resetare dupa receptie]











