Când cantitatea pe care o numeri fizic nu se potrivește cu cantitatea din aplicație (cantitatea scriptică), diferența are întotdeauna o cauză înregistrată în gestiune. Cauza se găsește în Gestiune - Istoric, pe mișcările mărfii din zilele în care ai observat diferența. O resetare de stoc nu răspunde la întrebare: ea doar aliniază cifra și șterge diferența pe care voiai să o explici.
Înainte să cauți, clarifică două lucruri:
Locația. Gestiunea se ține separat pentru fiecare locație, iar locația este un filtru pe care îl alegi din selector, nu ceva ce se deduce din contul tău. Verifică ce locație ai selectată înainte să tragi orice concluzie. Vezi articolul „Gestiunea se ține pe locație: de ce stocul diferă de la o locație la alta”.
Denumirea exactă a mărfii. În același cont pot exista mai multe articole cu nume aproape identic - de exemplu „Cafea”, „Cafea boabe” și „Cafea boabe 1 kg” - fiecare cu fișa lui de stoc. Caută denumirea în Gestiune - Stocuri și vezi câte articole asemănătoare ai. Este cea mai frecventă cauză a diferenței fizic - scriptic: recepțiile intră pe un articol, iar rețeta scade din celălalt.
Pașii de verificare:
Deschide Gestiune - Istoric (îl poți deschide rapid și din lista de Stocuri, de pe rândul mărfii).
Selectează locația și intervalul exact al zilelor în care ai constatat diferența. Intervalul se poate alege la minut.
Caută marfa după denumire sau după codul SKU, folosind lupa din dreapta sus.
Parcurge mișcările zilei respective și compară minusul zilei cu vânzările zilei. Dacă diferența este mai mare decât ce s-ar fi putut vinde, ieșirea nu vine din vânzări.
Ce cauți în istoric?
Recepții intrate pe alt articol. Verifică pe ce articol a intrat marfa la recepție și ce articol folosește rețeta produsului vândut. Dacă sunt două articole diferite cu nume asemănător, unul crește la nesfârșit, iar celălalt scade în minus. Corectează rețeta ca să folosească același articol pe care intră recepțiile.
Rețeta cu cantitate sau unitate greșită. O cantitate trecută în grame acolo unde articolul se ține în kilograme (sau mililitri față de litri) înseamnă un consum de o mie de ori mai mare sau mai mic. Caută denumirea stocului în Nomenclator ca să vezi în ce rețete apare și cu ce cantitate.
Transferuri între locații. O ieșire prin transfer scade cantitatea la locația ta și o crește la alta.
Bon de consum, protocol, donație, producție. Sunt ieșiri reale de marfă, înregistrate de cineva din echipă; apar în istoric cu tagul lor.
Bonuri anulate sau stornate. Verifică dacă anularea a întors marfa pe stoc.
Resetări sau inventare făcute de altcineva. Resetarea și inventarul sunt mișcări absolute: nu se adună la sold, ci îl fixează la valoarea lor.
Atenție: Stocul se scade automat după vânzare, dar nu instantaneu - mișcarea este înregistrată de un proces automat la câteva minute după bon și primește data și ora vânzării. Dacă verifici imediat după o vânzare, o mică diferență este normală și dispare în scurt timp.
Nu face inventar în fiecare zi ca să găsești diferența
Inventarul și resetarea de stoc sunt instrumente de reconciliere periodică, nu metode de depanare. Dacă numeri și resetezi în fiecare zi, resetarea șterge de fiecare dată exact diferența pe care trebuia să o explici, iar a doua zi o iei de la capăt. Un inventar punctual, ca să repornești de la un sold corect DUPĂ ce ai găsit cauza, este altceva și este în regulă.
Dacă istoricul nu arată nimic anormal
Scrie-ne pe chat și trimite: locația, denumirea exactă a mărfii așa cum apare în aplicație, zilele în care ai văzut diferența și valoarea diferenței pe fiecare zi.
Tags: [stoc fizic scriptic, diferență la stoc, îmi iese minus, lipsuri la marfă, nu se potrivește stocul, cum găsesc cauza diferenței, istoric mișcări, marfă duplicat, două mărfuri cu același nume, inventar zilnic]