O factură fiscală emisă către un client nu se poate anula și nu se poate șterge. Corectarea ei se face prin STORNARE: se emite o factură storno, un document nou, cu valori negative, care anulează valoric factura inițială.
Factura fiscală și bonul fiscal sunt două documente diferite, cu proceduri diferite:
Factura fiscală (documentul emis din meniul Vânzări, cu serie și număr de factură) se STORNEAZĂ. Pașii sunt în acest articol.
Bonul fiscal (bonul tipărit de casa de marcat) se ANULEAZĂ, iar pentru anulare se generează un proces-verbal care se păstrează atașat la raportul Z. Pașii sunt în articolul „Anularea unui bon fiscal”.
Procesul-verbal de anulare și raportul Z țin exclusiv de bonul fiscal. Nu se aplică în niciun fel unei facturi și nu rezolvă nimic acolo.
Dacă nu ești sigur care dintre cele două documente te interesează: uită-te după numărul documentului. Un număr de factură (serie + număr de factură) înseamnă stornare; un număr de bon fiscal de pe casa de marcat înseamnă anulare bon.
Cum arată factura storno
Este o factură nouă, separată, cu serie și număr proprii. Nu este o modificare a facturii inițiale.
Poartă titlul FACTURA STORNATĂ și conține aceleași linii ca factura inițială, dar cu cantități și valori negative.
Factura inițială rămâne vizibilă în istoricul de documente al comenzii, cu eticheta roșie „Factura stornată” lângă ea. Nimic nu se șterge, iar seria și numărul facturii inițiale rămân consumate.
Dacă e-Factura este activă pe companie, factura storno se încarcă în S.P.V. exact ca orice altă factură. Nu trebuie făcut nimic în plus, doar așteptată încărcarea.
PDF-ul facturii storno se descarcă automat. Ulterior îl iei de pe rândul comenzii din Vânzări, de la cele trei puncte: „Descarcă factura stornată”.
Dacă ai nevoie de o factură corectă în locul celei stornate, pe aceeași comandă, butonul devine „Emite o nouă factură”. Facturile deja generate nu se pot șterge, tocmai ca evidența să rămână corectă și în S.P.V., însă poți emite o factură nouă, cu serie și număr noi.
Atenție: „Emite o nouă factură” reia liniile comenzii așa cum sunt. Nu deschide niciun formular, niciun ecran de produse și niciun câmp de discount, iar la o comandă venită din POS nu te întreabă nici măcar data facturii — se emite pe loc. Asta înseamnă că reemiterea corectează datele clientului, dar nu poate schimba valorile: un discount lipsă, un preț greșit sau o cantitate greșită nu se pot rezolva așa. Vezi întrebarea frecventă „Am uitat să aplic discountul înainte de bonul fiscal” de mai jos.
Pentru a crea o factură fără un bon fiscal emis în prealabil din aplicația Ebriza POS, vei accesa contul de administrare, punctul de meniu Vânzări, de unde vei putea crea o comandă și respectiv factură manual, urmând acești pași:
Pentru adăugarea unei comenzi noi, fă click pe meniul Vânzari, iar de la butonul "+" adaugă o comandă nouă.
Adaugă un client nou de la butonul Adaugă client (1.) sau selectează unul deja existent de la butonul Selectează client (2.).
Pentru adăugarea produselor pe factură, fă click pe + Adaugă produse.
La adăugarea produselor, atât prețurile, cât și cotele TVA sunt cele existente în Nomenclator. Poți adăuga cantitatea dorită și poți schimba prețul produselor din coloanele Cantitate/ Pret fără TVA/ Preț cu TVA.
În câmpul "Întocmit de" poți alege numele emitentului facturii. Dacă nu alegi un emitent specific, se va completa automat câmpul, cu numele utilizatorului de pe care se creează comanda. Emite Proforma/Factura.
Dacă optezi pentru emiterea unei proforme, o poți descărca în PDF sau o poți trimite pe e-mail clientului.
Când dorești să transformi proforma in factură, fă click pe butonul Transformă in factură.
După emiterea facturii, ai posibilitatea de descărcare în format PDF sau XML, sau de trimitere pe e-mail clientului. În coloana S.P.V. este afișat statusul trimiterii facturii în Spațiu Privat Virtual. Tot de aici o și trimiți: dacă factura nu a plecat încă, în această coloană apare butonul de încărcare — săgeata în sus. Apeși pe ea și confirmi, iar factura se încarcă în S.P.V. Nu este nevoie să ai Pilotul Automat pornit ca să poți trimite o factură. Click aici pentru a afla cum autorizezi Ebriza pentru a trimite facturile în S.P.V. și ce înseamnă fiecare pictogramă din coloana S.P.V.
Poți încasa factura, emite aviz sau declarație de conformitate de la unul dintre butoanele +ÎNCASEAZĂ, EMITE AVIZ, PRINTEAZĂ DECLARȚIA DE CONFORMITATE.
Pentru a storna factura, fă click pe butonul roșu STORNEAZĂ FACTURA.
Aplicarea unui discount pe factură sau proformă
Pe o comandă pe care o creezi manual din modulul Vânzări poți aplica un discount direct pe factură sau pe proformă, fără să configurezi o promoție în Marketing. Iconițele de discount apar numai pe o comandă creată manual aici; pe o comandă venită din POS, ele nu apar, pentru că liniile acelei comenzi sunt doar în citire după emiterea bonului fiscal.
Accesează Vânzări din contul de administrare și apasă + pentru o comandă nouă.
Adaugă sau selectează clientul.
Apasă + Adaugă produse și adaugă produsele.
Pentru discount pe tot documentul: în dreptul rândului de total apare o iconiță de discount — apasă pe ea și alege „Adaugă discount pe factură”.
Pentru discount pe un singur produs: apasă iconița de discount de pe rândul produsului și alege „Adaugă discount”. În ambele cazuri poți introduce discountul ca procent sau ca valoare, din comutatorul %/lei din fereastră.
Selectează Emite Proforma/Factura. Poți descărca documentul în PDF sau îl trimiți pe e-mail clientului.
Notă: acest discount este diferit de promoțiile configurate în aplicația Marketing (discount pe comandă / pe produs), care necesită pachetul Premium POS.
Întrebări frecvente:
Î: Pot modifica data unei facturi sau a unui aviz deja generat?
R:Pe un document deja emis, nu. Data se alege însă ÎNAINTE de emitere, și doar pe o comandă pe care o creezi manual din Vânzări.
La crearea unei comenzi manuale (Vânzări, butonul +, Comandă), data comenzii afișată în partea de sus a formularului este un link. Dai clic pe ea și alegi data și ora dintr-un calendar. Poți alege orice moment între 1 ianuarie a anului curent și momentul curent; o dată din viitor sau dintr-un an fiscal deja încheiat nu este acceptată.
Data se poate alege numai la crearea comenzii. După ce comanda a fost salvată și are factură, aviz sau bon fiscal, data ei nu se mai poate schimba.
Dacă data comenzii este în trecut, atunci când apeși Emite factura, Emite proforma, Stornează factura sau Emite o nouă factură, se deschide fereastra „Alege data facturii”, cu două opțiuni: „Aceeași cu data comenzii zz.ll.aaaa” (la stornare scrie „Aceeași cu data facturii inițiale”, iar la reemitere „Aceeași cu data facturii storno”) și „Astăzi zz.ll.aaaa”. Fereastra te avertizează că „Numărul facturii se alocă din seria curentă, chiar dacă data facturii rămâne în trecut” - deci numerotarea nu urmează ordinea datelor alese.
La o comandă venită din POS fereastra nu apare niciodată: factura se emite cu data de azi. La fel se întâmplă și dacă data comenzii este dinaintea anului fiscal curent.
Dacă factura este deja emisă cu o dată greșită, singura soluție rămâne stornarea: stornezi factura existentă (butonul roșu STORNEAZĂ FACTURA, după ce factura a fost încărcată în S.P.V.) și emiți o factură nouă. Dacă comanda are data în trecut, la fiecare dintre acești pași vei putea alege din nou data din fereastra „Alege data facturii”.
Data bonului fiscal, afișată pe factură la <<Bon fiscal>>, este data la care bonul a fost printat .
Î: Am emis factura pe firma/clientul greșit. Cum corectez?
Răspunsul depinde de un singur lucru: dacă factura s-a încărcat deja cu succes în S.P.V. Verifică starea în coloana S.P.V. din istoricul de documente al comenzii și alege una dintre cele două situații de mai jos. Pe factura în sine nu se tastează nimic, în niciuna dintre ele: factura este un document, nu un formular. Corecția se face întotdeauna din pagina comenzii.
Situația 1. Factura NU s-a încărcat încă în S.P.V. — nu e nevoie de stornare și nici de reemitere
Dacă factura nu a plecat încă la Autoritatea Fiscală, sau compania nu are e-Factura activă, nimic nu este blocat. Corectezi fișa clientului direct din comandă, iar factura preia automat datele noi.
1. Accesează meniul Vânzări din contul de administrare și caută comanda (folosește lupa).
2. La cele 3 puncte din dreptul comenzii, alege Vizualizează.
3. În secțiunea Client a comenzii, apasă linkul Editează, de lângă eticheta Client.
4. Ebriza cere o confirmare: „Editarea clientului direct din comandă duce la actualizarea datelor acestuia în audit la data de zz.ll.aaaa, data comenzii. Dorești să continui?". Apasă Da. Confirmarea aceasta este chiar mecanismul prin care corecția ajunge pe factură.
5. Corectează ce este greșit — CUI-ul scris cu majuscule (RO12345678), denumirea, adresa — și apasă Salvează.
6. Descarcă din nou factura. Iese cu datele corecte, cu aceeași serie și același număr. Nu se consumă un număr nou de factură.
De ce funcționează: PDF-ul facturii nu este un fișier înghețat. El se generează la cerere, din datele clientului salvate pe comandă în momentul emiterii, iar linkul Editează din pagina comenzii rescrie exact acele date. De aceea factura le preia automat, fără storno.
Dacă nu e o corectură de scriere, ci trebuie pusă cu totul altă firmă pe comandă, folosește în aceeași secțiune Client linkul roșu Schimbă clientul. Este disponibil în aceleași condiții, tot fără stornare, cât timp factura nu s-a încărcat în S.P.V.
Situația 2. Factura s-a încărcat deja cu succes în S.P.V. — se stornează întâi
Numai aici Ebriza blochează corectarea clientului, cu mesajul „Stornează factura prima dată!". Nu este o eroare: cât timp factura validă este în S.P.V., datele clientului de pe comandă nu se mai pot schimba. Ordinea este storno întâi, apoi corectarea clientului, apoi factura nouă — nu invers.
1. Accesează meniul Vânzări, caută comanda, iar la cele 3 puncte alege Vizualizează.
2. Apasă butonul roșu STORNEAZĂ FACTURA și confirmă.
3. Așteaptă ca și factura storno să se încarce în S.P.V. Până atunci reemiterea este blocată, cu mesajul „Ultima Factură trebuie să fie încărcată cu succes la Autoritatea Fiscală înainte de a crea o nouă Factură".
4. Corectează clientul cu linkul Editează sau pune alt client cu Schimbă clientul, din secțiunea Client a comenzii.
5. Apasă Emite o nouă factură. Iese cu datele corecte, cu serie și număr noi, și se încarcă la rândul ei în S.P.V.
Două lucruri de știut în ambele situații
- Corectura trebuie făcută DIN COMANDĂ. Linkul Editează din pagina comenzii corectează datele cu care iese factura acelei comenzi, dar nu modifică și fișa clientului din meniul Clienți. Invers, dacă editezi aceeași fișă din meniul Clienți, corectura se aplică documentelor viitoare, iar factura deja emisă rămâne cu datele vechi. Dacă vrei să fie corect în ambele locuri, fă corectura de două ori: o dată din comandă, pentru factura aceasta, și o dată din meniul Clienți, pentru documentele următoare.
- Mesajul „Lipsește adresa de facturare" la salvare sau la Schimbă clientul. Apare când fișa are adresa completată, dar adresa nu are bifa Adresă facturare. Bifa aceasta este deseori nebifată. Deschide adresa din fișa clientului, bifeaz-o, salvează și reia pașii. Aceeași cauză dă și mesajul „Clientul ales nu are detaliile companiei complete sau îi lipsește adresa de facturare.".
Î: Am schimbat datele firmei în Setări Cont (denumire, CUI, adresă, IBAN). Ce apare pe facturi?
R: Datele firmei se citesc din Setări Cont în momentul în care se generează PDF-ul, nu sunt înghețate la data facturii. Deci și o factură emisă acum, dar cu data din trecut, iese cu datele NOI, iar dacă redescarci acum PDF-ul unei facturi mai vechi, și acela iese cu datele noi. Exemplarul deja trimis clientului și fișierul XML încărcat deja în S.P.V. rămân cu datele de atunci. Datele CLIENTULUI de pe factură funcționează invers: rămân înghețate așa cum erau la emitere. Detaliile complete sunt în articolul „Cum pot edita datele companiei?”.
Î: Pot emite facturi în EURO?
R: Nu, momentan facturile se emit doar în RON.
Î: Apare mesajul „Nu poți storna o factură care a fost încasată. Șterge plățile înainte de a storna.” Ce fac?
R: Factura are plăți înregistrate pe ea. Șterge întâi plățile din secțiunea de plăți a comenzii, apoi reia stornarea. Nu este o defecțiune și nu are nevoie de suport.
Î:Apare mesajul „Ultima Factură trebuie să fie încărcată cu succes la Autoritatea Fiscală înainte de a crea o nouă Factură.” Ce fac?
R: Mesajul apare atunci când e-Factura este activă, iar ultima factură de pe comandă nu a terminat de urcat în S.P.V. Verifică starea în coloana S.P.V. din istoricul de documente al comenzii și, în funcție de ce vezi acolo, procedează astfel:
Factura este emisă unui client din afara României. Aceste facturi nu se încarcă niciodată în S.P.V., pentru că nu sunt subiect de e-Factură, deci nu ai ce aștepta. Mesajul nu se mai aplică acestor facturi: poți storna și poți emite o factură nouă pe comanda respectivă imediat. Detalii în articolul „Facturi pentru clienți din afara României”.
Factura s-a întors cu eroare de la ANAF — de exemplu „Stare: în prelucrare”, adresă de facturare incompletă sau autorizare expirată. Aici mesajul este corect și rămâne: corectează eroarea semnalată și reîncarcă factura în S.P.V., apoi reia stornarea. Pașii sunt în articolul „Facturi nevalidate de ANAF”.
Ai stornat factura și apeși „Emite o nouă factură” imediat. Factura storno tocmai a fost creată și încă nu are un status S.P.V. propriu, așa că mesajul poate apărea încă o dată. Se rezolvă singur la următoarea încărcare automată în S.P.V. sau imediat, dacă apeși săgeata de încărcare de pe rândul facturii storno, din coloana S.P.V., și confirmi.
În rest, dacă încărcarea este pur și simplu în curs, așteaptă finalizarea ei și reia acțiunea.
Î: Vreau să anulez comanda, dar primesc mesajul „Stornează factura prima dată!”.
R: Cât timp comanda are o factură emisă, Ebriza nu permite anularea comenzii. Ordinea este: întâi stornează factura, abia apoi anulează comanda, dacă mai ai nevoie de asta. Atenție și la revers: stornarea facturii nu anulează bonul fiscal și nu schimbă raportul Z — sunt două documente separate.
Același mesaj apare și când încerci să schimbi clientul comenzii (butonul Schimbă client) sau să modifici fișa clientului de pe o comandă a cărei factură este emisă și încărcată în S.P.V. Nu este o eroare: cât timp factura este validă, clientul comenzii nu se poate schimba. Stornezi întâi factura, apoi schimbi clientul și, la final, emiți factura nouă.
Î: Pot storna factura din aplicația POS?
R: Nu. Stornarea unei facturi se face doar din contul de administrare (Vânzări, în browser). Butonul „Stornează comanda” din aplicația POS, de pe ecranul Bonuri, anulează comanda/bonul, nu factura.
Î: Ce dată apare pe linia „Bon fiscal” de pe factură sau proformă?
R: Numărul bonului fiscal și data la care bonul a fost emis efectiv, în ora locală a locației tale. Ea poate fi diferită de data facturii, care este data la care ai generat documentul în Ebriza.
Dacă bonul a fost tipărit după miezul nopții, pe factură apare ziua în care a fost tipărit bonul, nu ziua în care a fost deschisă comanda. De exemplu: comanda deschisă pe 15.07 seara, bonul tipărit pe 16.07 la 00:15 — pe factură apare 16.07.
Dacă pentru comandă nu s-a emis niciun bon fiscal (de exemplu, o comandă de livrare facturată direct), linia „Bon fiscal” rămâne goală — fără număr și fără dată.
Î: Am uitat să aplic discountul înainte de bonul fiscal și factura a ieșit fără discount. Cum emit factura corectă?
R: O comandă pentru care s-a emis bon fiscal nu se mai poate modifica — nici în aplicația POS, nici în contul de administrare. În Vânzări, la cele trei puncte → Vizualizează, liniile acelei comenzi apar doar în citire: fără iconiță de discount, fără ștergere de linie și fără câmp de preț sau de cantitate. Se pot face doar acțiunile pe documente (stornare, emitere, anulare)și se pot corecta datele clientului comenzii — cu linkul Editează sau cu Schimbă clientul din secțiunea Client a comenzii, nu prin editarea vreunui câmp de pe factură. Stornarea este necesară înainte doar dacă factura s-a încărcat deja în S.P.V. (vezi întrebarea „Am emis factura pe firma/clientul greșit sau am greșit CUI-ul, denumirea ori adresa. Cum corectez?").
Din același motiv, „Emite o nouă factură” pe comanda respectivă nu rezolvă problema: reia aceleași linii și scoate aceeași sumă. Nu îți deschide niciun formular și nu te întreabă nimic, pentru că nu are ce să te întrebe.
Pentru o factură cu discount procedează așa:
Stornează facturile greșite emise pe comanda inițială. Dacă între timp ai mai emis încă o factură pe aceeași valoare greșită, storneaz-o și pe aceea — o factură emisă rămâne validă și rămâne în S.P.V. până este stornată, deci lăsată așa s-ar dubla cu factura corectă.
Creează o comandă nouă manual: Vânzări → butonul + → Comandă.
Alege clientul și adaugă produsele.
Aplică discountul, pe linie („Adaugă discount”) sau pe tot documentul („Adaugă discount pe factură”), ca procent sau ca valoare.
Salvează comanda și emite factura de pe ea.
Bonul fiscal deja tipărit rămâne așa cum este; el se anulează după procedura din articolul „Anularea unui bon fiscal”, care este separată de stornarea facturii. Dacă factura corectă ajunge pe altă valoare decât bonul fiscal, confirmă cu contabilul tău cum se înregistrează — este o decizie de evidență contabilă, nu un pas din aplicație.
Î: Comanda de livrare a intrat pe toată valoarea, dar clientul a plătit mai puțin, pentru că platforma i-a dat o reducere. Cum emit factura pe suma plătită?
R:Reducerea pe care platforma o acordă clientului final nu ajunge întotdeauna la noi ca linie de reducere. Când nu ajunge, comanda intră pe toată valoarea și bonul fiscal iese pe ea. Bonul nu se mai poate modifica după emitere, iar reducerea nu se mai poate adăuga pe comanda respectivă.
Pentru un document pe suma efectiv achitată procedează la fel ca la întrebarea de mai sus, cu două diferențe: nu ai ce să stornezi dacă pe comanda de livrare nu s-a emis nicio factură (dacă s-a emis una pe valoarea întreagă, storneaz-o întâi), iar discountul se pune în VALOARE (lei), cât să ajungi exact la suma plătită de client.
Vânzări, butonul +, "Comandă".
Alege același client care apare pe comanda de livrare și adaugă aceleași produse.
Aplică discountul în valoare (lei), pe linie ("Adaugă discount") sau pe tot documentul ("Adaugă discount pe factură"), până la suma plătită.
Salvează comanda și emite factura de pe ea.
Factura astfel emisă nu are atașat bonul fiscal al comenzii de livrare - acela rămâne al comenzii inițiale, pe suma întreagă - deci linia "Bon fiscal" de pe noua factură rămâne goală. Cum se înregistrează în contabilitate o factură pe altă valoare decât bonul este o decizie de evidență: confirm-o cu contabilul tău. Contextul complet al acestei situații este în articolul "Totalul de pe aplicația de livrare diferă de totalul de pe bonul fiscal (Bolt Food, Wolt, Glovo)"
[tags:Facturare, comanda manuala, factura, cum anulez o factura, anulare factura, cancel factura fiscala, vreau sa sterg factura, am gresit factura, cum storneaza o factura, stornare factura, factura storno, am facturat de doua ori