O factură fiscală emisă către un client nu se poate anula și nu se poate șterge. Corectarea ei se face prin STORNARE: se emite o factură storno, un document nou, cu valori negative, care anulează valoric factura inițială.
Factura fiscală și bonul fiscal sunt două documente diferite, cu proceduri diferite:
Factura fiscală (documentul emis din meniul Vânzări, cu serie și număr de factură) se STORNEAZĂ. Pașii sunt în acest articol.
Bonul fiscal (bonul tipărit de casa de marcat) se ANULEAZĂ, iar pentru anulare se generează un proces-verbal care se păstrează atașat la raportul Z. Pașii sunt în articolul „Anularea unui bon fiscal”.
Procesul-verbal de anulare și raportul Z țin exclusiv de bonul fiscal. Nu se aplică în niciun fel unei facturi și nu rezolvă nimic acolo.
Dacă nu ești sigur care dintre cele două documente te interesează: uită-te după numărul documentului. Un număr de factură (serie + număr de factură) înseamnă stornare; un număr de bon fiscal de pe casa de marcat înseamnă anulare bon.
Cum arată factura storno
Este o factură nouă, separată, cu serie și număr proprii. Nu este o modificare a facturii inițiale.
Poartă titlul FACTURA STORNATĂ și conține aceleași linii ca factura inițială, dar cu cantități și valori negative.
Factura inițială rămâne vizibilă în istoricul de documente al comenzii, cu eticheta roșie „Factura stornată” lângă ea. Nimic nu se șterge, iar seria și numărul facturii inițiale rămân consumate.
Dacă e-Factura este activă pe companie, factura storno se încarcă în S.P.V. exact ca orice altă factură. Nu trebuie făcut nimic în plus, doar așteptată încărcarea.
PDF-ul facturii storno se descarcă automat. Ulterior îl iei de pe rândul comenzii din Vânzări, de la cele trei puncte: „Descarcă factura stornată”.
Dacă ai nevoie de o factură corectă în locul celei stornate, pe aceeași comandă, butonul devine „Emite o nouă factură”. Facturile deja generate nu se pot șterge, tocmai ca evidența să rămână corectă și în S.P.V., însă poți emite o factură nouă, cu serie și număr noi.
Atenție: „Emite o nouă factură” reia liniile comenzii așa cum sunt. Nu deschide niciun formular, niciun ecran de produse și niciun câmp de discount, iar la o comandă venită din POS nu te întreabă nici măcar data facturii — se emite pe loc. Asta înseamnă că reemiterea corectează datele clientului, dar nu poate schimba valorile: un discount lipsă, un preț greșit sau o cantitate greșită nu se pot rezolva așa. Vezi întrebarea frecventă „Am uitat să aplic discountul înainte de bonul fiscal” de mai jos.
Pentru a crea o factură fără un bon fiscal emis în prealabil din aplicația Ebriza POS, vei accesa contul de administrare, punctul de meniu Vânzări, de unde vei putea crea o comandă și respectiv factură manual, urmând acești pași:
Pentru adăugarea unei comenzi noi, fă click pe meniul Vânzari, iar de la butonul "+" adaugă o comandă nouă.
Adaugă un client nou de la butonul Adaugă client (1.) sau selectează unul deja existent de la butonul Selectează client (2.).
Pentru adăugarea produselor pe factură, fă click pe + Adaugă produse.
La adăugarea produselor, atât prețurile, cât și cotele TVA sunt cele existente în Nomenclator. Poți adăuga cantitatea dorită și poți schimba prețul produselor din coloanele Cantitate/ Pret fără TVA/ Preț cu TVA.
În câmpul "Întocmit de" poți alege numele emitentului facturii. Dacă nu alegi un emitent specific, se va completa automat câmpul, cu numele utilizatorului de pe care se creează comanda. Emite Proforma/Factura.
Dacă optezi pentru emiterea unei proforme, o poți descărca în PDF sau o poți trimite pe e-mail clientului.
Când dorești să transformi proforma in factură, fă click pe butonul Transformă in factură.
După emiterea facturii, de pe rândul ei din istoricul de documente al comenzii o poți descărca în format PDF sau XML, sau o poți trimite pe e-mail - la adresa clientului sau la orice altă adresă (vezi mai jos).
Trimiterea facturii pe e-mail, la adresa clientului sau la altă adresă (de exemplu contabilului)
În istoricul de documente al comenzii, pe rândul facturii, apasă iconița de e-mail. Indiciul ei este "Trimite factura pe email".
La "Introdu adresa de email a clientului" apare adresa salvată pe fișa clientului, ca punct de plecare. Scrie adresa la care vrei să ajungă factura - scrie-o chiar dacă este aceeași adresă afișată, pentru că trimiterea folosește ce ai scris tu - și apasă Trimite email.
De reținut:
Adresa scrisă aici nu modifică fișa clientului. Este o trimitere punctuală, pentru factura respectivă.
Se trimite o factură pe rând. Pentru facturile unei zile, se repetă pe fiecare comandă.
Ruta aceasta funcționează indiferent de aplicația de POS folosită în locație. Este și singura modalitate de a trimite factura la altă adresă pentru cine folosește aplicația veche de POS, unde din tabletă factura pleacă doar la adresa salvată pe fișa clientului.
Dacă preferi să trimiți tu documentul, folosește "Descarcă factura" și trimite PDF-ul din e-mailul tău.
În coloana S.P.V. este afișat statusul trimiterii facturii în Spațiu Privat Virtual. Tot de aici o și trimiți: dacă factura nu a plecat încă, în această coloană apare butonul de încărcare — săgeata în sus. Apeși pe ea și confirmi, iar factura se încarcă în S.P.V. Nu este nevoie să ai Pilotul Automat pornit ca să poți trimite o factură. Click aici pentru a afla cum autorizezi Ebriza pentru a trimite facturile în S.P.V. și ce înseamnă fiecare pictogramă din coloana S.P.V.
Poți încasa factura, emite aviz sau printa declarația de conformitate de la butoanele +ÎNCASEAZĂ, EMITE AVIZ și PRINTEAZĂ DECLARAȚIA DE CONFORMITATE. Pașii pentru declarația de conformitate sunt descriși mai jos, în secțiunea „Declarația de conformitate (certificat de conformitate).
Încasarea facturii, integral sau în mai multe tranșe
Butonul +ÎNCASEAZĂ înregistrează pe comandă o plată pe care ai primit-o deja. O factură poate fi încasată dintr-o dată sau în mai multe plăți parțiale (de exemplu un avans și apoi restul), fiecare cu metoda ei de plată.
Deschide comanda cu factura emisă și apasă +ÎNCASEAZĂ.
Alege metoda de plată: Cash chitanță (se emite o chitanță cu serie și număr), Transfer bancar sau Card de credit.
În câmpul Valoare este completată automat suma rămasă de plată. Dacă clientul a plătit doar o parte, modific-o cu suma primită. Poți introduce orice sumă mai mare de 0, cel mult cât a rămas de plată.
Apasă Salvează. Plata apare în lista de plăți a comenzii, cu metoda, documentul și data ei.
Deasupra listei de plăți vezi Total, Total plătit și Rest de plată. Cât timp a rămas ceva de plată, comanda rămâne neîncasată și butonul +ÎNCASEAZĂ rămâne disponibil pentru următoarea plată. Când Total plătit ajunge la totalul facturii, comanda devine încasată.
Plata cu cardul înregistrată aici este doar o evidență în Ebriza: nu se încasează nimic pe terminalul de card și comanda nu se transformă în comandă de POS.
O plată înregistrată greșit se șterge de pe linia ei din lista de plăți. Total plătit și Rest de plată se recalculează, iar o comandă care era încasată integral redevine neîncasată. Pentru o plată cash, se șterge și chitanța ei.
Dacă lângă o chitanță apare eticheta „Chitanță neînregistrată ca plată”, chitanța există, dar nu are o plată corespunzătoare pe comandă și nu intră în Total plătit. O poți printa sau șterge ca pe orice altă chitanță. Dacă banii au fost încasați, înregistrează plata cu +ÎNCASEAZĂ.
Dacă e-Factura este activă, metoda de plată de pe factura trimisă în S.P.V. este luată din plățile înregistrate pe comandă în momentul încărcării.
Pentru a storna factura, fă click pe butonul roșu STORNEAZĂ FACTURA.
Declarația de conformitate: temperatură de depozitare și valabilitate
Declarația de conformitate se printează de pe pagina facturii de vânzare din meniul Vânzări, nu de pe NIR (NIR-ul este documentul de intrare de la furnizor). Deschide comanda cu factura emisă. Pe pagina ei găsești secțiunea Declarație de conformitate, cu două câmpuri pe care le poți modifica înainte de printare:
Temp. de depozitare: textul tipărit ca temperatură de depozitare. Valoarea implicită este 2-8°C.
Valabilitate: termenul de valabilitate, în ore. Valoarea implicită este 48.
După ce ai completat câmpurile, apasă PRINTEAZĂ DECLARAȚIA DE CONFORMITATE. Pe comandă trebuie să existe deja o factură emisă; altfel apare mesajul „Emite o factură prima dată!”.
De reținut:
Valabilitatea pornește mereu de la 48 ore. O poți modifica înainte de fiecare printare, dar valoarea nu se salvează.
Temperatura de depozitare se reține doar în browserul în care ai lucrat. Pe alt calculator sau în alt browser revine la 2-8°C.
Nu există o setare la nivel de companie pentru aceste valori.
Valabilitatea și temperatura sunt o singură valoare pentru toată declarația și se aplică tuturor produselor de pe factură. Nu se poate seta o valabilitate diferită pentru fiecare produs.
Î: Am pe aceeași factură produse cu termene de valabilitate diferite. Cum procedez?
R: Printează declarația de conformitate de mai multe ori, câte o dată pentru fiecare grup de produse, și setează de fiecare dată valabilitatea potrivită acelui grup.
Aplicarea unui discount pe factură sau proformă
Pe o comandă pe care o creezi manual din modulul Vânzări poți aplica un discount direct pe factură sau pe proformă, fără să configurezi o promoție în Marketing. Iconițele de discount apar numai pe o comandă creată manual aici; pe o comandă venită din POS, ele nu apar, pentru că liniile acelei comenzi sunt doar în citire după emiterea bonului fiscal.
Accesează Vânzări din contul de administrare și apasă + pentru o comandă nouă.
Adaugă sau selectează clientul.
Apasă + Adaugă produse și adaugă produsele.
Pentru discount pe tot documentul: în dreptul rândului de total apare o iconiță de discount — apasă pe ea și alege „Adaugă discount pe factură”.
Pentru discount pe un singur produs: apasă iconița de discount de pe rândul produsului și alege „Adaugă discount”. În ambele cazuri poți introduce discountul ca procent sau ca valoare, din comutatorul %/lei din fereastră.
Selectează Emite Proforma/Factura. Poți descărca documentul în PDF sau îl trimiți pe e-mail clientului.
Notă: acest discount este diferit de promoțiile configurate în aplicația Marketing (discount pe comandă / pe produs), care necesită pachetul Premium POS.
Încasarea în avans, înainte de livrare sau de eveniment (proformă)
Când clientul trebuie să plătească înainte să primească produsul sau serviciul – un bilet la un eveniment, un abonament, un avans, o rezervare – documentul prin care ceri plata este PROFORMA. Factura este documentul de după încasare, nu cel prin care ceri banii.
Produsul se creează o singură dată în Nomenclator, cu preț fix, ca orice alt produs (de exemplu „Bilet eveniment" sau „Abonament lunar"). Apoi urmezi pașii de mai jos.
1. În contul de administrare intri în meniul Vânzări și apeși butonul + pentru o comandă nouă.
2. Adaugi sau selectezi clientul și apeși + Adaugă produse pentru a pune produsul și cantitatea.
3. Apeși Emite Proformă. Butonul este disponibil doar cât timp pe comandă nu a fost încă emisă nicio factură.
4. Descarci proforma în PDF sau o trimiți pe e-mail clientului, de pe rândul ei din istoricul de documente al comenzii.
5. Când banii intră, pe aceeași comandă apeși Transformă în factură. Se emite factura reală, cu serie și număr din seria de facturi, iar proforma rămâne vizibilă în istoricul de documente al comenzii, tăiată cu o linie. Plata primită o înregistrezi pe comandă cu butonul +ÎNCASEAZĂ, alegând metoda de plată prin care ai primit banii.
Cum ajung banii la tine?
Ebriza nu poate genera și nu poate trimite clientului un link de plată sau un buton de plată – nici pe o comandă, nici pe o factură, nici pe o proformă – și nu are un magazin online propriu cu plată încorporată. Banii intră fie prin transfer bancar, pe baza proformei sau a facturii, fie la fața locului, în numerar sau cu cardul pe terminal. Butonul +ÎNCASEAZĂ de pe comandă înregistrează o plată deja primită; el nu trimite nicio cerere de plată către client. Dacă vrei ca plata cu cardul să se facă pe site-ul tău, aceasta se întâmplă pe site-ul tău, cu procesatorul tău de plăți.
De reținut despre proformă
Proforma nu este document fiscal: nu se încarcă în S.P.V., iar pe rândul ei coloanele de XML și de Autoritate Fiscală arată „N/A". Când emiți bonul fiscal pentru o sumă încasată în avans este o decizie de evidență contabilă, nu un pas din aplicație – confirmă cu contabilul tău cum se înregistrează.
Declarația de conformitate (certificat de conformitate)
Ebriza generează Declarația de conformitate (numită adesea „certificat de conformitate”) ca document PDF, direct din pagina facturii. Declarația include toate produsele de pe factura respectivă, numărul și data facturii și datele firmei tale.
Pașii:
În Administrare, intră în Vânzări și deschide comanda care are factura emisă (cele trei puncte → Vizualizează).
Pe pagina comenzii găsești secțiunea Declarație de conformitate, cu două câmpuri:
Temp. de depozitare – implicit 2-8°C; scrie temperatura la care trebuie păstrate produsele.
Valabilitate – în ore, implicit 48.
Completează sau modifică cele două valori.
Apasă PRINTEAZĂ DECLARAȚIA DE CONFORMITATE. Se descarcă PDF-ul, pe care îl poți printa sau trimite clientului.
Bine de știut:
Declarația nu se face pentru un singur produs, ci pentru produsele de pe o factură. Dacă ai nevoie de declarație pentru un anumit produs, o emiți pe factura cu care a fost vândut produsul.
Temperatura de depozitare și valabilitatea sunt aceleași pentru toate produsele de pe factură. Dacă produsele au condiții de păstrare sau valabilități diferite, emite facturi separate pentru ele.
Declarația se poate genera doar pe o comandă care are deja factura emisă. Dacă nu există factură, aplicația afișează mesajul „Emite o factură prima dată!”. Emite întâi factura, apoi printează declarația.
Declarația de conformitate nu are legătură cu certificatul digital folosit pentru S.P.V. / e-Factura.
Întrebări frecvente:
Î: Pot modifica data unei facturi sau a unui aviz deja generat?
R:Pe un document deja emis, nu. Data se alege însă ÎNAINTE de emitere, și doar pe o comandă pe care o creezi manual din Vânzări.
La crearea unei comenzi manuale (Vânzări, butonul +, Comandă), data comenzii afișată în partea de sus a formularului este un link. Dai clic pe ea și alegi data și ora dintr-un calendar. Poți alege orice moment între 1 ianuarie a anului curent și momentul curent; o dată din viitor sau dintr-un an fiscal deja încheiat nu este acceptată.
Data se poate alege numai la crearea comenzii. După ce comanda a fost salvată și are factură, aviz sau bon fiscal, data ei nu se mai poate schimba.
Dacă data comenzii este în trecut, atunci când apeși Emite factura, Emite proforma, Stornează factura sau Emite o nouă factură, se deschide fereastra „Alege data facturii”, cu două opțiuni: „Aceeași cu data comenzii zz.ll.aaaa” (la stornare scrie „Aceeași cu data facturii inițiale”, iar la reemitere „Aceeași cu data facturii storno”) și „Astăzi zz.ll.aaaa”. Fereastra te avertizează că „Numărul facturii se alocă din seria curentă, chiar dacă data facturii rămâne în trecut” - deci numerotarea nu urmează ordinea datelor alese.
La o comandă venită din POS fereastra nu apare niciodată: factura se emite cu data de azi. La fel se întâmplă și dacă data comenzii este dinaintea anului fiscal curent.
Dacă factura este deja emisă, data ei nu se mai poate schimba, în niciun fel. Poți obține însă o factură cu data de care ai nevoie, în doi pași: (1) stornează factura greșită — butonul roșu STORNEAZĂ FACTURA; dacă e-Factura este activă, după ce factura s-a încărcat în S.P.V.; (2) creează o COMANDĂ NOUĂ manual: Vânzări → butonul + → „Comandă", dă clic pe data comenzii din capul formularului și alege din calendar data dorită, adaugă clientul și produsele, salvează comanda și emite factura de pe ea. Factura iese cu data aleasă. Se aplică aceleași limite ca mai sus: data trebuie să fie în anul fiscal curent și nu poate fi în viitor, iar numărul facturii se alocă din seria curentă, deci nu urmează ordinea datelor.
Nu încerca să obții altă dată reemițând de pe aceeași comandă. „Emite o nouă factură" nu deschide niciun calendar: fereastra „Alege data facturii" are doar cele două opțiuni fixe descrise mai sus — data comenzii (respectiv a facturii inițiale sau a facturii storno) sau astăzi — deci nu poate scoate o a treia dată.
Î: Am emis factura pe firma/clientul greșit. Cum corectez?
Răspunsul depinde de un singur lucru: dacă factura s-a încărcat deja cu succes în S.P.V. Verifică starea în coloana S.P.V. din istoricul de documente al comenzii și alege una dintre cele două situații de mai jos. Pe factura în sine nu se tastează nimic, în niciuna dintre ele: factura este un document, nu un formular. Corecția se face întotdeauna din pagina comenzii.
Situația 1. Factura NU s-a încărcat încă în S.P.V. — nu e nevoie de stornare și nici de reemitere
Dacă factura nu a plecat încă la Autoritatea Fiscală, sau compania nu are e-Factura activă, nimic nu este blocat. Corectezi fișa clientului direct din comandă, iar factura preia automat datele noi.
1. Accesează meniul Vânzări din contul de administrare și caută comanda (folosește lupa).
2. La cele 3 puncte din dreptul comenzii, alege Vizualizează.
3. În secțiunea Client a comenzii, apasă linkul Editează, de lângă eticheta Client.
4. Ebriza cere o confirmare: „Editarea clientului direct din comandă duce la actualizarea datelor acestuia în audit la data de zz.ll.aaaa, data comenzii. Dorești să continui?". Apasă Da. Confirmarea aceasta este chiar mecanismul prin care corecția ajunge pe factură.
5. Corectează ce este greșit — CUI-ul scris cu majuscule (RO12345678), denumirea, adresa — și apasă Salvează.
6. Descarcă din nou factura. Iese cu datele corecte, cu aceeași serie și același număr. Nu se consumă un număr nou de factură.
De ce funcționează: PDF-ul facturii nu este un fișier înghețat. El se generează la cerere, din datele clientului salvate pe comandă în momentul emiterii, iar linkul Editează din pagina comenzii rescrie exact acele date. De aceea factura le preia automat, fără storno.
Dacă nu e o corectură de scriere, ci trebuie pusă cu totul altă firmă pe comandă, folosește în aceeași secțiune Client linkul roșu Schimbă clientul. Este disponibil în aceleași condiții, tot fără stornare, cât timp factura nu s-a încărcat în S.P.V.
Situația 2. Factura s-a încărcat deja cu succes în S.P.V. — se stornează întâi
Numai aici Ebriza blochează corectarea clientului, cu mesajul „Stornează factura prima dată!". Nu este o eroare: cât timp factura validă este în S.P.V., datele clientului de pe comandă nu se mai pot schimba. Ordinea este storno întâi, apoi corectarea clientului, apoi factura nouă — nu invers.
1. Accesează meniul Vânzări, caută comanda, iar la cele 3 puncte alege Vizualizează.
2. Apasă butonul roșu STORNEAZĂ FACTURA și confirmă.
3. Așteaptă ca și factura storno să se încarce în S.P.V. Până atunci reemiterea este blocată, cu mesajul „Ultima Factură trebuie să fie încărcată cu succes la Autoritatea Fiscală înainte de a crea o nouă Factură".
4. Corectează clientul cu linkul Editează sau pune alt client cu Schimbă clientul, din secțiunea Client a comenzii.
5. Apasă Emite o nouă factură. Iese cu datele corecte, cu serie și număr noi, și se încarcă la rândul ei în S.P.V.
Două lucruri de știut în ambele situații
- Corectura trebuie făcută DIN COMANDĂ. Linkul Editează din pagina comenzii corectează datele cu care iese factura acelei comenzi, dar nu modifică și fișa clientului din meniul Clienți. Invers, dacă editezi aceeași fișă din meniul Clienți, corectura se aplică documentelor viitoare, iar factura deja emisă rămâne cu datele vechi. Dacă vrei să fie corect în ambele locuri, fă corectura de două ori: o dată din comandă, pentru factura aceasta, și o dată din meniul Clienți, pentru documentele următoare.
- Mesajul „Lipsește adresa de facturare" la salvare sau la Schimbă clientul. Apare când fișa are adresa completată, dar adresa nu are bifa Adresă facturare. Bifa aceasta este deseori nebifată. Deschide adresa din fișa clientului, bifeaz-o, salvează și reia pașii. Aceeași cauză dă și mesajul „Clientul ales nu are detaliile companiei complete sau îi lipsește adresa de facturare.".
Î: Am schimbat datele firmei în Setări Cont (denumire, CUI, adresă, IBAN). Ce apare pe facturi?
R: Datele firmei se citesc din Setări Cont în momentul în care se generează PDF-ul, nu sunt înghețate la data facturii. Deci și o factură emisă acum, dar cu data din trecut, iese cu datele NOI, iar dacă redescarci acum PDF-ul unei facturi mai vechi, și acela iese cu datele noi. Exemplarul deja trimis clientului și fișierul XML încărcat deja în S.P.V. rămân cu datele de atunci. Datele CLIENTULUI de pe factură funcționează invers: rămân înghețate așa cum erau la emitere. Detaliile complete sunt în articolul „Cum pot edita datele companiei?”.
Î: Pot emite facturi în EURO?
R: Nu, momentan facturile se emit doar în RON.
Î: Apare mesajul „Nu poți storna o factură care a fost încasată. Șterge plățile înainte de a storna.” Ce fac?
R: Factura are cel puțin o plată înregistrată pe ea: o chitanță cash, un transfer bancar sau o plată cu cardul, chiar și una parțială. Șterge întâi plățile din secțiunea de plăți a comenzii, apoi reia stornarea. Nu este o defecțiune și nu are nevoie de suport.
Î: Clientul a plătit doar o parte din factură. Cum înregistrez plata?
R: Deschide comanda, apasă +ÎNCASEAZĂ, alege metoda de plată și modifică suma din câmpul Valoare cu suma primită efectiv. Restul îl înregistrezi la fel când clientul îl plătește, cu aceeași metodă sau cu alta. Cât a rămas de plată vezi la Rest de plată, în secțiunea de plăți a comenzii.
Î:Apare mesajul „Ultima Factură trebuie să fie încărcată cu succes la Autoritatea Fiscală înainte de a crea o nouă Factură.” Ce fac?
R: Mesajul apare atunci când e-Factura este activă, iar ultima factură de pe comandă nu a terminat de urcat în S.P.V. Verifică starea în coloana S.P.V. din istoricul de documente al comenzii și, în funcție de ce vezi acolo, procedează astfel:
Factura este emisă unui client din afara României. Aceste facturi nu se încarcă niciodată în S.P.V., pentru că nu sunt subiect de e-Factură, deci nu ai ce aștepta. Mesajul nu se mai aplică acestor facturi: poți storna și poți emite o factură nouă pe comanda respectivă imediat. Detalii în articolul „Facturi pentru clienți din afara României”.
Factura s-a întors cu eroare de la ANAF — de exemplu „Stare: în prelucrare”, adresă de facturare incompletă sau autorizare expirată. Aici mesajul este corect și rămâne: corectează eroarea semnalată și reîncarcă factura în S.P.V., apoi reia stornarea. Pașii sunt în articolul „Facturi nevalidate de ANAF”.
Ai stornat factura și apeși „Emite o nouă factură” imediat. Factura storno tocmai a fost creată și încă nu are un status S.P.V. propriu, așa că mesajul poate apărea încă o dată. Se rezolvă singur la următoarea încărcare automată în S.P.V. sau imediat, dacă apeși săgeata de încărcare de pe rândul facturii storno, din coloana S.P.V., și confirmi.
În rest, dacă încărcarea este pur și simplu în curs, așteaptă finalizarea ei și reia acțiunea.
Î: Vreau să anulez comanda, dar primesc mesajul „Stornează factura prima dată!”.
R: Cât timp comanda are o factură emisă, Ebriza nu permite anularea comenzii. Ordinea este: întâi stornează factura, abia apoi anulează comanda, dacă mai ai nevoie de asta. Atenție și la revers: stornarea facturii nu anulează bonul fiscal și nu schimbă raportul Z — sunt două documente separate.
Același mesaj apare și când încerci să schimbi clientul comenzii (butonul Schimbă client) sau să modifici fișa clientului de pe o comandă a cărei factură este emisă și încărcată în S.P.V. Nu este o eroare: cât timp factura este validă, clientul comenzii nu se poate schimba. Stornezi întâi factura, apoi schimbi clientul și, la final, emiți factura nouă.
Î: Pot storna factura din aplicația POS?
R: Nu. Stornarea unei facturi se face doar din contul de administrare (Vânzări, în browser). Butonul „Stornează comanda” din aplicația POS, de pe ecranul Bonuri, anulează comanda/bonul, nu factura.
Î: Ce dată apare pe linia „Bon fiscal” de pe factură sau proformă?
R: Numărul bonului fiscal și data la care bonul a fost emis efectiv, în ora locală a locației tale. Ea poate fi diferită de data facturii, care este data la care ai generat documentul în Ebriza.
Dacă bonul a fost tipărit după miezul nopții, pe factură apare ziua în care a fost tipărit bonul, nu ziua în care a fost deschisă comanda. De exemplu: comanda deschisă pe 15.07 seara, bonul tipărit pe 16.07 la 00:15 — pe factură apare 16.07.
Dacă pentru comandă nu s-a emis niciun bon fiscal (de exemplu, o comandă de livrare facturată direct), linia „Bon fiscal” rămâne goală — fără număr și fără dată.
Î: Am uitat să aplic discountul înainte de bonul fiscal și factura a ieșit fără discount. Cum emit factura corectă?
R: O comandă pentru care s-a emis bon fiscal nu se mai poate modifica — nici în aplicația POS, nici în contul de administrare. În Vânzări, la cele trei puncte → Vizualizează, liniile acelei comenzi apar doar în citire: fără iconiță de discount, fără ștergere de linie și fără câmp de preț sau de cantitate. Se pot face doar acțiunile pe documente (stornare, emitere, anulare)și se pot corecta datele clientului comenzii — cu linkul Editează sau cu Schimbă clientul din secțiunea Client a comenzii, nu prin editarea vreunui câmp de pe factură. Stornarea este necesară înainte doar dacă factura s-a încărcat deja în S.P.V. (vezi întrebarea „Am emis factura pe firma/clientul greșit sau am greșit CUI-ul, denumirea ori adresa. Cum corectez?").
Din același motiv, „Emite o nouă factură” pe comanda respectivă nu rezolvă problema: reia aceleași linii și scoate aceeași sumă. Nu îți deschide niciun formular și nu te întreabă nimic, pentru că nu are ce să te întrebe.
Pentru o factură cu discount procedează așa:
Stornează facturile greșite emise pe comanda inițială. Dacă între timp ai mai emis încă o factură pe aceeași valoare greșită, storneaz-o și pe aceea — o factură emisă rămâne validă și rămâne în S.P.V. până este stornată, deci lăsată așa s-ar dubla cu factura corectă.
Creează o comandă nouă manual: Vânzări → butonul + → Comandă.
Alege clientul și adaugă produsele.
Aplică discountul, pe linie („Adaugă discount”) sau pe tot documentul („Adaugă discount pe factură”), ca procent sau ca valoare.
Salvează comanda și emite factura de pe ea.
Bonul fiscal deja tipărit rămâne așa cum este; el se anulează după procedura din articolul „Anularea unui bon fiscal”, care este separată de stornarea facturii. Dacă factura corectă ajunge pe altă valoare decât bonul fiscal, confirmă cu contabilul tău cum se înregistrează — este o decizie de evidență contabilă, nu un pas din aplicație.
Î: Comanda de livrare a intrat pe toată valoarea, dar clientul a plătit mai puțin, pentru că platforma i-a dat o reducere. Cum emit factura pe suma plătită?
R:Reducerea pe care platforma o acordă clientului final nu ajunge întotdeauna la noi ca linie de reducere. Când nu ajunge, comanda intră pe toată valoarea și bonul fiscal iese pe ea. Bonul nu se mai poate modifica după emitere, iar reducerea nu se mai poate adăuga pe comanda respectivă.
Pentru un document pe suma efectiv achitată procedează la fel ca la întrebarea de mai sus, cu două diferențe: nu ai ce să stornezi dacă pe comanda de livrare nu s-a emis nicio factură (dacă s-a emis una pe valoarea întreagă, storneaz-o întâi), iar discountul se pune în VALOARE (lei), cât să ajungi exact la suma plătită de client.
Vânzări, butonul +, "Comandă".
Alege același client care apare pe comanda de livrare și adaugă aceleași produse.
Aplică discountul în valoare (lei), pe linie ("Adaugă discount") sau pe tot documentul ("Adaugă discount pe factură"), până la suma plătită.
Salvează comanda și emite factura de pe ea.
Factura astfel emisă nu are atașat bonul fiscal al comenzii de livrare - acela rămâne al comenzii inițiale, pe suma întreagă - deci linia "Bon fiscal" de pe noua factură rămâne goală. Cum se înregistrează în contabilitate o factură pe altă valoare decât bonul este o decizie de evidență: confirm-o cu contabilul tău. Contextul complet al acestei situații este în articolul "Totalul de pe aplicația de livrare diferă de totalul de pe bonul fiscal (Bolt Food, Wolt, Glovo)"
Î: Cum fac un certificat de conformitate pentru un produs?
R: Din Vânzări, deschizi comanda cu factura emisă cu care a fost vândut produsul, completezi Temp. de depozitare și Valabilitate în secțiunea Declarație de conformitate și apeși PRINTEAZĂ DECLARAȚIA DE CONFORMITATE. Declarația cuprinde toate produsele de pe acea factură, cu aceeași temperatură și aceeași valabilitate pentru toate. Dacă apare mesajul „Emite o factură prima dată!”, emite întâi factura.
[tags:Facturare, comanda manuala, factura, cum anulez o factura, anulare factura, cancel factura fiscala, vreau sa sterg factura, am gresit factura, cum storneaza o factura, stornare factura, factura storno, am facturat de doua ori