Pașii de urmat pentru a autoriza Ebriza să trimită sau să preia automat e-facturile in SPV:
Accesează meniul Vânzări, fie meniul Costuri și fă click pe butonul Setează din partea drepată sus.
Alege C.U.I.-ul pentru care faci autorizarea. Autorizarea se acordă pentru un singur C.U.I., așa că, dacă ai mai multe societăți în cont (de exemplu, o locație francizată, care are C.U.I.-ul ei), alege aici C.U.I.-ul locației despre care este vorba și reia pașii pentru fiecare C.U.I. în parte.
Alege una dintre opțiuni: prima, dacă deții certificatul și ai acces în SPV, a doua, dacă este contabilul tău cel care va face demersul de autorizare.
Se va deschide o filă nouă in browser.
Înainte de a apăsa pe butonul albastru „Autorizează Ebriza”, asigură-te că cerificatul digital de semnătură electronică este conectat la PC/laptop.
Apasă butonul, semnează cu certificatul, si Ebriza va fi acum autorizată să trimită/preia facturi direct in SPV-ul tău.
După autorizare cu succes, te întorci în pagina inițială, unde vei putea activa dacă dorești Pilot Automat - adică Ebriza va trimite/prelua automat toate facturile din cont începând cu data aleasă de tine.
Sau lași setarea pe Manual, urmând să le trimiți una câte una și să le descarci manual.
Dacă lași setarea pe Manual, nimic nu pleacă singur: încarci fiecare factură când vrei tu, din comanda ei, cu butonul de încărcare din coloana S.P.V. Butonul funcționează oricând și de câte ori ai nevoie — Pilotul Automat este opțional și nu trebuie configurat ca să poți trimite o factură. Traseul complet este mai jos.
Autorizarea se face pentru fiecare C.U.I. în parte
Autorizarea Ebriza în S.P.V. se acordă pe C.U.I., nu pe contul Ebriza și nu pe locație. Dacă în cont ai mai multe societăți — cazul obișnuit este o locație adăugată cu bifa Locație Francizată, care are propriul ei C.U.I. — fiecare C.U.I. trebuie autorizat separat. Faptul că o societate este autorizată nu spune nimic despre celelalte: facturile emise pe C.U.I.-ul neautorizat nu pleacă în S.P.V., deși restul contului funcționează normal.
Atenție: setarea Pilot Automat și data de start NU dovedesc că autorizarea la ANAF a fost făcută. Ele sunt doar setări din Ebriza și se salvează din momentul în care ai deschis ecranul de autorizare și ai ales C.U.I.-ul — deci înainte de semnarea cu certificatul în S.P.V. Dacă procesul a fost început și nu a fost dus până la capăt (de exemplu, link-ul trimis contabilului nu a fost finalizat), vei vedea în continuare Pilot Automat pornit și o dată de start, deși C.U.I.-ul nu a fost niciodată autorizat.
Cum verifici, sigur, dacă un C.U.I. este autorizat:
Deschide în meniul Vânzări o comandă cu factura emisă pe locația respectivă și uită-te în coloana S.P.V. de pe rândul facturii.
Dacă vezi doar un triunghi portocaliu, fără săgeată, C.U.I.-ul acelei locații nu este autorizat la ANAF. Apasă triunghiul — se deschide direct ecranul de autorizare și reiei pașii de la începutul articolului pentru acel C.U.I.
Dacă vezi săgeata de încărcare, ceasul sau bifa verde, C.U.I.-ul este autorizat și o eventuală problemă este la factura respectivă, nu la autorizare.
Verificarea de mai sus îți spune dacă autorizarea a fost dusă până la capăt în Ebriza. Ea NU îți spune dacă ANAF mai acceptă cererile pentru acel C.U.I. O autorizare care a funcționat și pe care ANAF a retras-o ulterior rămâne afișată la fel - cu săgeata sau cu bifa verde - pentru că ce vezi acolo este starea păstrată în contul tău. Dacă simptomul tău este că nu mai intră facturile de la furnizori din S.P.V. de la o dată anume, mergi la secțiunea „Nu mai intră facturile de la furnizori din S.P.V. începând cu o anumită dată” de mai jos.
Contabilul a autorizat Ebriza în S.P.V., dar în Costuri tot apare mesajul de autorizare
Mesajul galben din Costuri, „Autorizează Ebriza pt a primi facturile din S.P.V.", cu butonul Setează, rămâne afișat doar cât timp Ebriza nu a primit de la ANAF accesul pentru acel C.U.I. În momentul în care autorizarea se finalizează la ANAF, mesajul dispare. Așadar, dacă încă îl vezi, autorizarea nu s-a finalizat, chiar dacă procesul a fost început. Cel mai des, contabilul a deschis link-ul, dar nu a semnat până la capăt pe portalul ANAF sau a semnat cu un certificat care nu are drept în S.P.V. pe acel C.U.I.
În acest caz nu ai nimic de revocat. Linkul roșu „Revocă autorizarea" apare doar pentru un C.U.I. autorizat cu succes. Cât timp autorizarea nu s-a finalizat, la alegerea C.U.I.-ului îți apar direct opțiunile de acces. Reia doar autorizarea:
1. Mergi în Costuri și apasă Setează în mesajul galben (sau, din Vânzări, rotița de setări → „Autorizează Ebriza pt acces în S.P.V.").
2. Alege C.U.I.-ul.
3. Alege „Obține accesul prin contabil", apasă Continuă, copiază link-ul și trimite-l contabilului.
4. Contabilul deschide link-ul cu certificatul digital conectat, apasă „Autorizează Ebriza" și semnează până la capăt pe portalul ANAF. Certificatul trebuie să aibă drept în S.P.V. pe acel C.U.I.
5. După ce autorizarea s-a finalizat, setează în același ecran preluarea facturilor de la furnizori: „Mod descărcare facturi din S.P.V." (Autopilot, ca facturile să intre singure, sau Manual), „Data de la care autopilotul începe descărcarea facturilor din S.P.V." (cel mult aproximativ 60 de zile în urmă, limita ANAF) și „Locația unde vom descărca facturile". Apasă Salvează.
Mesajul din Costuri dispare, iar facturile de la furnizori încep să intre în Costuri. Setările de încărcare („Mod încărcare facturi în S.P.V.", triunghiul de pe facturile emise din Vânzări) sunt pentru facturile pe care le emiți tu și nu influențează facturile primite.
Unde este butonul de încărcare manuală în S.P.V.
Butonul se află pe rândul facturii, în comandă, nu în lista de comenzi:
Intră în meniul Vânzări și caută comanda care poartă factura (după perioadă, locație sau numărul facturii).
Deschide comanda.
Coboară până la blocul Facturare, unde sunt listate documentele comenzii. Tabelul are coloanele Data, Tip, Nr. factură, PDF, Email, XML și S.P.V.
Pe rândul facturii, în coloana S.P.V., apasă butonul de încărcare — săgeata în sus.
Confirmă încărcarea. Atât; factura pleacă spre S.P.V.
În coloana S.P.V. poate să apară, în locul săgeții, altceva. Iată ce înseamnă fiecare:
Săgeată în sus: factura nu a fost încă încărcată. Acesta este butonul de încărcare manuală.
Săgeată în sus plus un ceas: Pilotul Automat este pornit și factura este la rând. Săgeata funcționează oricum, dacă vrei să o trimiți acum, fără să mai aștepți.
Săgeată în jos plus o bifă verde: factura a fost deja încărcată cu succes. Săgeata de încărcare nu mai apare, pentru că nu mai e nimic de trimis; de aici descarci răspunsul semnat de ANAF.
Săgeată în sus plus un triunghi de avertizare: ultima încărcare a eșuat. Apasă triunghiul ca să vezi motivul și săgeata ca să reîncerci, după ce ai corectat.
Doar un triunghi de avertizare, fără nicio săgeată: C.U.I.-ul acelei locații nu este încă autorizat la ANAF. Acesta este singurul caz în care butonul de încărcare chiar lipsește. Apasă triunghiul — se deschide direct ecranul de autorizare descris la începutul articolului.
Textul N/A: documentul este o proformă. Proformele nu se trimit în S.P.V.; întâi o transformi în factură.
Dacă nu activezi pilot automat pentru descărcare facturi, va trebui să descarci manual, folosind butonul "Descarcă facturile din S.P.V." în meniul Costuri.
Dezautorizare și reautorizare
Dacă Ebriza apare ca dezautorizată în SPV, cauzele frecvente sunt:
Certificatul digital de semnătură a expirat sau a fost reînnoit
Schimbarea reprezentantului legal al firmei în SPV (autorizarea e legată de persoana care a semnat)
Revocare manuală din SPV (de contabil sau alt utilizator cu acces)
Probleme tehnice temporare la ANAF (mai rar — apare automat ca dezautorizat dar revine după resincronizare)
Ai certificat nou? Întâi revoci autorizarea veche, apoi autorizezi din nou
Același lucru se aplică dacă ai refăcut autorizarea pe un C.U.I. care era deja configurat, iar la descărcarea facturilor ANAF răspunde cu „Nu exista niciun CIF pentru care sa aveti drept in SPV” sau „Nu aveți drept în SPV pentru CIF=...”: autorizarea veche nu a fost revocată. Fă pașii de mai jos în ordine, începând cu Pasul 1 – revocarea. Simplul clic pe Salvează în fereastra de setări nu reface autorizarea la ANAF.
Pasul 1 - revocă autorizarea veche:
Mergi în meniul Vânzări, apasă rotița de setări din dreapta sus și alege „Autorizează Ebriza pt acces în S.P.V.”.
Alege CUI-ul deja autorizat. Se deschide direct pagina lui de setări - nu vei vedea opțiunile de acces, pentru că ele apar doar cât timp CUI-ul nu este încă autorizat.
Jos, lângă butonul Salvează, apasă linkul roșu „Revocă autorizarea”.
Confirmă mesajul care îți spune că vom șterge token-ul de autentificare cu SPV-ul și că va trebui să te autentifici din nou folosind certificatul tău.
Pasul 2 - autorizează din nou, cu certificatul nou:
Asigură-te că noul certificat digital este conectat la PC/laptop.
Aceeași rotiță de setări, din nou „Autorizează Ebriza pt acces în S.P.V.”, și alege CUI-ul.
Acum apar cele trei opțiuni de acces. Alege „Am acces în S.P.V. cu certificat digital” (sau „Obține accesul prin contabil”, dacă certificatul este al contabilului) și apasă Continuă.
Se deschide portalul ANAF într-o filă nouă. Semnează cu certificatul NOU.
După autorizare, setează din nou „Mod încărcare facturi în S.P.V.” și „Mod descărcare facturi din S.P.V.” (Autopilot sau Manual), datele de la care pornește autopilotul și „Locația unde vom descărca facturile”, apoi apasă Salvează.
Reține că revocarea șterge și configurarea: modul de încărcare/descărcare, datele de start și locația de descărcare se pierd și trebuie setate din nou la pasul 2. Facturile deja urcate rămân urcate, nu se pierde nimic din ce a plecat deja. Până termini pasul 2, autopilotul nu trimite și nu descarcă nimic, așa că fă cei doi pași unul după altul.
Reautorizarea se face tot pe C.U.I. Dacă ai mai multe societăți în cont, verifică și reautorizează fiecare C.U.I. în parte — dezautorizarea unuia nu îl afectează pe celălalt și invers.
Nu mai intră facturile de la furnizori din S.P.V. începând cu o anumită dată
Dacă până la o zi anume facturile de la furnizori intrau singure în Costuri și de atunci nu a mai intrat niciuna, cauza este aproape întotdeauna că ANAF nu mai acceptă cererile noastre pentru acel C.U.I.: împuternicirea sau certificatul cu care s-a făcut autorizarea nu mai este valid pe el. Nu este o defecțiune a contului tău și nu este nimic de reparat de partea noastră - se rezolvă integral din contul tău, refăcând autorizarea.
Ce faci, în această ordine:
Revocă autorizarea veche pentru C.U.I.-ul respectiv și autorizează din nou, cu un certificat valabil. Pașii sunt detaliați mai jos, în secțiunea „Ai certificat nou? Întâi revoci autorizarea veche, apoi autorizezi din nou” - sunt aceiași și în acest caz.
După reautorizare, setează din nou modul de încărcare și de descărcare a facturilor, datele de start și locația de descărcare: revocarea șterge configurarea.
Adu facturile din perioada în care preluarea a fost oprită, din meniul Costuri, butonul „Descarcă facturile din S.P.V.” Preluarea automată reia de unde a rămas, dar nu recuperează singură o pauză lungă. Atenție: ANAF servește doar facturile din ultimele aproximativ 60 de zile față de ziua de azi. Orice cerere care începe mai devreme este refuzată, oricâte tranșe ai face. Facturile mai vechi de atât le introduci manual din Costuri, butonul „+”, din documentele primite de la furnizor, și generezi NIR pe ele.
Ca să confirmi cauza, poți face și următorul test înainte de reautorizare: mergi în Costuri, apasă „Descarcă facturile din S.P.V.”, alege o perioadă scurtă și apasă Descarcă. Dacă ANAF refuză cererea, mesajul lui apare direct pe ecran, în forma „Nu aveți drept în SPV pentru CIF=...” - este confirmarea că dreptul pe acel C.U.I. nu mai este valabil. Dacă butonul Descarcă este inactiv, autorizarea sigur nu mai există în cont; atenție însă că un buton activ NU dovedește că autorizarea mai este valabilă la ANAF.
Atenție: setările din Ebriza nu sunt o dovadă. Pilotul automat pornit, datele de start completate și faptul că ecranul arată C.U.I.-ul ca autorizat sunt informații păstrate local, în contul tău. ANAF poate retrage dreptul pe un C.U.I. fără ca ele să se schimbe, deci pot arăta în continuare perfect corect în timp ce preluarea este oprită de săptămâni. Singura confirmare este răspunsul primit de la ANAF la o descărcare, ca mai sus.
Reautorizarea se face pe C.U.I., ca și autorizarea inițială. Dacă ai mai multe societăți în cont, dreptul poate fi retras pe una singură: verifică și reautorizează fiecare C.U.I. în parte.
Întrebări frecvente
Î: Se poate seta ora la care Ebriza preia automat facturile din SPV?
R: Nu, ora preluării nu este configurabilă. Cu Pilotul Automat activat, Ebriza importă automat e-facturile noi din SPV o dată pe zi, la o oră fixă stabilită de sistem. Dacă ai nevoie de o factură mai repede, folosește butonul „Descarcă facturile din S.P.V." din meniul Costuri pentru import manual instantaneu.
Î: Trebuie să fac eu autorizarea în SPV sau o poate face contabilul?
R:Autorizarea Ebriza în SPV poate fi făcută de tine sau de contabil. Pentru autorizarea prin contabil: mergi la Costuri, apasă Setează din chenarul galben, alege C.U.I.-ul, alege „Obține accesul prin contabil", apasă Continuă, apoi Copiază și trimite link-ul contabilului. Autorizarea este gata abia după ce contabilul semnează până la capăt pe portalul ANAF, cu un certificat care are drept în S.P.V. pe acel C.U.I. Dacă după aceea chenarul galben din Costuri tot apare, autorizarea nu s-a finalizat — vezi secțiunea „Contabilul a autorizat Ebriza în S.P.V., dar în Costuri tot apare mesajul de autorizare".
Î: Dacă primesc o factură emisă de Ebriza, trebuie să autorizez eu ceva în SPV pentru ea?
R: Nu. Autorizarea făcută din contul tău cu SPV (pentru trimiterea facturilor tale și descărcarea celor de la furnizori) nu are legătură cu facturile emise de către Ebriza.
Î: Nu văd niciun buton de încărcare pe factură. Ce verific?
R: Verifică în această ordine:
Ești în comandă, nu în lista de comenzi? Butonul este pe rândul facturii, în blocul Facturare din interiorul comenzii.
Comanda are o factură emisă? Dacă are doar bon fiscal, blocul cu documente nu există încă — întâi emiți factura.
Documentul este proformă? Atunci în coloana S.P.V. scrie N/A. Transformă-l în factură.
În celulă apare doar un triunghi portocaliu? Locația nu este autorizată la ANAF. Apasă triunghiul și fă autorizarea; după aceea apare săgeata.
Factura a plecat deja? Dacă vezi bifa verde, este încărcată și nu mai are ce să trimită.
Î: Butonul de încărcare depinde de drepturile utilizatorului meu?
R: Nu. Tabelul cu documentele comenzii, coloana S.P.V. și butonul de încărcare se văd de către orice utilizator care poate deschide comanda. Dreptul de Scriere pe Vânzări/Facturi controlează doar butoanele de la finalul comenzii — Emite factură, Stornează factura, Transformă în factură — nu și încărcarea în S.P.V. Deci lipsa butonului nu se rezolvă cerându-i altui administrator drepturi suplimentare; caută cauza în lista de mai sus.
Î: La autorizare îmi apare „Access was denied by the access policy”. Ce înseamnă?
R: Mesajul vine de la portalul ANAF, nu de la Ebriza, și apare aproape întotdeauna când încerci să autorizezi din nou un CUI care este deja autorizat — de exemplu, după ce ți-ai schimbat sau reînnoit certificatul digital. Autorizarea existentă este încă legată de certificatul vechi, iar una nouă nu se poate suprapune peste ea. Revocă întâi autorizarea veche, apoi autorizează din nou cu certificatul nou, după pașii din secțiunea „Dezautorizare și reautorizare” de mai sus. Nu este o problemă de browser, de cache sau de cont Ebriza și nu trebuie să suni la ANAF — se rezolvă integral din contul tău.
Î: Am Pilot Automat pornit și data de start completată pentru o locație, dar facturile ei nu ajung în S.P.V. Sunt autorizat?
R: Nu neapărat. Pilot Automat și data de start sunt setări din Ebriza și rămân salvate chiar dacă autorizarea la ANAF nu a fost dusă până la capăt pentru acel C.U.I. Verifică în coloana S.P.V. de pe rândul facturii: dacă acolo apare doar un triunghi portocaliu, fără săgeată, C.U.I.-ul locației nu este autorizat. Apasă triunghiul și fă autorizarea pentru acel C.U.I.; abia după aceea pilotul automat are ce să trimită.
Î: Facturile de la furnizori intrau singure din S.P.V. și de la o dată anume nu mai intră niciuna. Ce s-a întâmplat?
R: Aproape întotdeauna ANAF a retras dreptul pe C.U.I.-ul tău, pentru că împuternicirea sau certificatul cu care s-a făcut autorizarea nu mai este valid pe el. Nu este o problemă tehnică la noi și nu are nevoie de intervenția echipei de suport: revoci autorizarea veche și autorizezi din nou, după pașii din secțiunea „Nu mai intră facturile de la furnizori din S.P.V. începând cu o anumită dată”. Faptul că pilotul automat apare pornit și setările arată corect nu dovedește că autorizarea mai este valabilă la ANAF - acelea sunt informații păstrate local, în contul tău. După reautorizare, facturile din ultimele aproximativ 60 de zile se aduc din Costuri, cu „Descarcă facturile din S.P.V.”. Pe cele mai vechi de atât ANAF nu le mai servește, așa că le introduci manual în Costuri și generezi NIR pe ele.
Î: Ce cod de tip document are factura mea în e-Factura (751 sau 380) și pot să îl schimb?
R: Codul se pune automat, după originea comenzii. O factură emisă pe o comandă din POS (o vânzare cu bon fiscal) pleacă în S.P.V. cu codul 751 — „factură în scop contabil", codul prevăzut de ANAF pentru facturile care însoțesc un bon fiscal, unde bonul este documentul fiscal. O factură emisă pe o comandă adăugată din contul de administrare (meniul Vânzări), o proformă transformată în factură sau factura ta de abonament Ebriza pleacă cu codul 380 — „factură comercială".
Î: Am autorizat din nou, dar la descărcarea facturilor ANAF îmi spune „Nu exista niciun CIF pentru care sa aveti drept in SPV”. Ce fac?
R: Dacă C.U.I.-ul apărea deja în fereastra de autorizare, aproape sigur autorizarea veche nu a fost revocată, iar cea nouă nu s-a putut face peste ea. A apăsa Salvează pe setări nu reface autorizarea. Revocă întâi autorizarea, apoi autorizează din nou, cu un certificat care are drept în S.P.V. pe acel C.U.I., după pașii din secțiunea „Ai certificat nou? Întâi revoci autorizarea veche, apoi autorizezi din nou”. După revocare, setează din nou modul de încărcare și de descărcare, datele de start și locația de descărcare.
Codul nu se poate alege sau modifica per factură din nicio setare, nici la retrimitere. Dacă un client sau contabilul cere neapărat 380 pentru o vânzare din POS, singura variantă este emiterea unei facturi separate din meniul Vânzări (fără bon), nu modificarea celei existente; discută întâi cu contabilul, pentru că cele două documente au regim diferit.
[tags: factura, efactura, SPV, autorizare SPV, e-factura]