Acest articol explică cum ții evidența consumației propriilor angajați: fie pe protocol (consumație gratuită, în limita stabilită de tine), fie cu plata la final de lună, cu sau fără reducere.
Regula de bază – un angajat nu se adaugă ca „Client”
Angajații nu se adaugă ca și clienți în Ebriza. Ei au deja cont de utilizator POS, cu PIN, iar consumația lor se ține pe utilizatorul lor, pe o masă dedicată. Fluxul cu fișă de client și promoție de fidelizare este pentru clienții reali sau externi (firme partenere, clienți fideli), nu pentru colegi.
Pașii de urmat:
Aceiași pași acoperă și colegii pe protocol, și pe cei care achită la final de lună, cu sau fără reducere. Diferă doar ultimul pas.
Asigură-te că angajatul are cont de utilizator POS, cu PIN. Dacă nu are, îi creezi unul din Setări Cont, secțiunea Utilizatori. Ca să poată fi pus pe protocol, utilizatorul trebuie să aibă PIN setat și drept de lucru în POS – fără acestea nu apare în lista de selecție a protocolului.
Alocă-i o masă dedicată, o masă per angajat, care rămâne deschisă pe tot parcursul lunii. Denumirea meselor și a sălilor se face din Administrare, în configurarea sălilor.
Toată luna, consumul lui se marchează pe acea masă, pe utilizatorul lui. Dacă masa a fost deschisă de altcineva, o muți pe angajat din Opțiuni comandă, cu Mută masa pe alt utilizator. Comanda rămâne deschisă – nu se închide nimic la finalul zilei.
La final de lună intri pe acea masă și alegi ce vrei să emiți, în funcție de înțelegerea cu angajatul.
Emite nota de plată, dacă vrei doar situația consumului. Este o notă nefiscală.
Aplică un discount pe comandă, pentru colegii care au reducere.
Mută consumație pe protocol, din Opțiuni comandă, dacă acel consum intră pe protocolul angajatului, fără încasare.
Emite bon fiscal: închizi comanda cu metoda de plată reală (numerar, card etc.), iar bonul poartă totalul întregii perioade. Deci da, se poate emite bon la final de lună – factura nu este obligatorie.
Dacă angajatul nu trebuie să vadă nimic în contul de Ebriza
Creezi utilizatorul cu toate permisiunile pe Nepermis, din Setări Cont, Utilizatori, Permisiuni, mai puțin dreptul de lucru în POS. Astfel se poate loga cu PIN-ul în aplicația POS, ca să i se atribuie consumația și ca să funcționeze protocolul, dar nu vede nimic din partea de administrare.
De reținut înainte să începi
Cât timp comanda stă deschisă, produsele nu apar în vânzările zilnice și nu intră în raportul Z. Apar abia în ziua în care comanda se închide, deci consumul se va vedea în vânzări la finalul lunii, nu zi de zi.
O lună întreagă pe un singur bon fiscal poate depăși limita de linii a casei de marcat. Pe casele Partner limita este de 120 de articole pe bon, iar aparatul anulează bonul peste această limită. Dacă angajatul are consum mare, împarte nota (Împarte nota / Plată parțială) sau închide masa mai des.
Discountul rapid și protocolul nu se combină pe aceeași masă. Alegi una dintre ele.
Când este vorba despre clienți, nu despre angajați:
Dacă vorbim despre clienți reali sau externi – firme partenere, abonați, clienți fideli care consumă pe parcursul lunii și se facturează la final – atunci fluxul cu fișă de client, promoție de fidelizare și factură la final de lună este cel corect. Acolo creezi fișa de client, asociezi bonul clientului din comandă, legi promoția de client din aplicația Marketing, iar la final de lună emiți factura din Administrare, secțiunea Vânzări.
Cum le distingi: cuvintele coleg, angajat, personal, echipa mea și protocol descriu oameni din firmă, deci se aplică pașii din acest articol. Cuvintele client, firmă, partener, CUI, factură pe firmă descriu terți, deci se aplică fluxul cu fișă de client. Dacă ai și una, și alta, tratează-le separat.
Un client ține o masă deschisă o lună și plătește în avans sau la final de lună
Masa deschisă o lună funcționează la fel ca la angajați. Îi aloci clientului o masă dedicată și marchezi consumul pe ea toată luna. Cât timp masa e deschisă, produsele nu apar în vânzări și nici în raportul Z. Limita casei de marcat se aplică și aici: pe casele Partner, 120 de articole pe bon. Dacă se adună mai multe, împarte nota sau închide masa mai des.
Plata la final de lună: asociezi clientul (firma, cu CUI) pe bonul mesei dedicate și închizi masa cu metoda de plată reală. Factura se emite din comanda acestei mese, cu produsele reale și cotele lor de TVA. Mâncarea și băuturile pot avea cote de TVA diferite, iar factura le păstrează pe fiecare.
Plata în avans: poți cere banii cu o proformă și apoi o transformi în factură de avans (pașii sunt în articolul „Emiterea și stornarea unei facturi din meniul Vânzări”, secțiunea despre încasarea în avans). Consumul se marchează însă oricum pe POS, pe masa dedicată, iar masa se închide cu bon fiscal. De aceea, avansul facturat trebuie regularizat cu consumul real, altfel aceeași sumă se încasează de două ori: o dată prin avans și o dată la închiderea mesei. Cum se face regularizarea și cum se facturează îți spune contabilul.
Pot emite factura cu denumirea „Servicii”? Ebriza nu are un pas care să înlocuiască consumul cu un produs generic, iar soluția nu e recomandată. Un singur produs „Servicii” cu suma totală înlocuiește mâncarea și băuturile, cu cotele lor de TVA diferite, cu o singură linie la o singură cotă. Asta schimbă TVA-ul colectat. În plus, masa dedicată nu se poate închide curat înainte de o astfel de factură:
Dacă închizi masa cu bon fiscal și emiți și factura „Servicii”, încasezi de două ori.
Dacă închizi masa anulând produsele, consumul real dispare, nu se mai scade nimic din stoc și apar alerte Antifraudă pentru anulări.
Factura se emite din comanda mesei, cu produsele reale. Dacă și cum poți factura consumul sub o denumire generică stabilește contabilul tău.
Ce se întâmplă când muți o consumație pe protocol?
Comanda se închide fără bon fiscal — protocolul nu este o încasare, deci nu se fiscalizează nimic. Bonul de comandă, în schimb, se printează normal pe imprimantele configurate cu tag-urile produselor marcate. Din acest motiv, protocolul este și modalitatea prin care poți verifica o imprimantă de bonuri de comandă fără să scoți bon fiscal, de exemplu după ce ai închis Z-ul zilei.
Opțiunea Mută consumație pe protocol se găsește în meniul cu trei puncte al comenzii și este disponibilă atât pe bonurile de la mese, cât și pe bonul de la tejghea.
Metoda de plată „Protocol fiscal”, din lista Metode de plată, emite bon fiscal.
Un bon de protocol apare pe raportul X sau Z al casei de marcat ca plată cu card. Ce fac?
Un bon de protocol nu poate fi suma de card de pe raportul X sau Z:
Mută consumație pe protocol nu trimite nimic la casa de marcat. Nu iese bon fiscal, deci comanda nu apare deloc pe raportul X sau Z.
Metoda de plată Protocol fiscal emite bon fiscal, dar casa de marcat îl înregistrează la metoda de protocol / „alte metode”, niciodată la card.
Deci suma de card de pe raport vine din bonuri fiscale încasate cu card. Bonul de protocol nu are nicio legătură cu ea. Nu ai nimic de anulat și nu trebuie să faci proces-verbal pentru bonul de protocol.
Singura excepție: comanda a fost închisă de fapt cu metoda Card, nu pe protocol. Verifici metoda de plată a comenzii în Administrare, la Vânzări. Doar dacă a fost încasată cu card și i-a ieșit bon fiscal se aplică articolul „Anularea unui bon fiscal”, secțiunea „Bon fiscal emis cu metoda de plată greșită”.
Dacă nu găsești de unde vine diferența de card, ține cont că raportul X arată ziua încă deschisă și cifrele se mai schimbă. Scoate raportul Z la închiderea zilei. Dacă și pe Z cardul nu se potrivește cu Ebriza, scrie-ne și trimite-ne o poză a raportului Z și numărul comenzii de protocol.
Dacă totalul comenzii depășește plafonul de protocol rămas al utilizatorului ales, aplicația refuză operațiunea integral, cu mesajul „Nu ai protocol suficient!". Nu se mută o parte din consumație: ori intră toată, ori deloc.
Unde văd ce s-a consumat pe protocol?
Consumul marcat pe protocol se vede în contul de administrare, în Rapoarte, categoria Vânzări, raportul Protocol. Raportul se rulează pe locația pe care ești logat și îți dă totalurile de protocol pentru perioada aleasă.
Raportul standard nu conține defalcarea pe produse: din el nu vei vedea câte bucăți din fiecare produs au ieșit pe protocol. Dacă ai nevoie de această defalcare, cere-ne un raport personalizat - se livrează prin aplicația Insights și îl configurează echipa de support. Spune-ne ce tip de raport vrei și ce coloane să conțină (de exemplu nume produs, cantitate, valoare, dată, utilizator).
Comenzile pe protocol nu apar în rapoartele obișnuite de vânzări: Total încasări, Total încasări POS și Vânzări produse le exclud. Acolo vezi doar vânzările din restaurant și delivery. Nu există un raport standard care să cuprindă restaurant + delivery + protocol împreună; dacă ai nevoie de unul, se face ca raport personalizat prin aplicația Insights. Detalii în articolul Rapoarte de Vânzări.
Tags: [protocol angajați, consumație angajați, masă dedicată angajat, plată la final de lună, bon la final de lună, consum personal, colegi protocol, masă deschisă toată luna, gratuitate angajați, protocolul nu scoate bon fiscal, protocol fiscal, protocol la tejghea, nu ai protocol suficient, bon protocol apare pe X ca plată card, protocol pe raportul Z la card, protocol fiscal pe casa de marcat, masă deschisă o lună client, factură servicii, factură cu denumirea servicii, factură de avans consum, regularizare avans]