Meniul Livrǎri se folosește pentru comenzile care vin din exteriorul Ebriza, printr-un website/aplicație de delivery. Integrarea cu Ebriza se face prin API.
DESCRIERE:
Odată ce comanda a fost plasată în meniul Livrǎri, ea va fi afișată sub această formă:
Status - afișează status comandă: nouă, acceptată, în preparare, ridicatǎ, in livrare, livrare finalizatǎ, refuzatǎ
Comandǎ - afișează numărul comenzii
Furnizor - afișează sursa prin care s-a primit comanda (Bolt Food, Glovo, Wolt, Deliverect, Goria Food, adaugata manual, etc).
Livrator - afișează cine efectuează livrarea: platforma de delivery sau utilizatorul selectat de dvs., în cazul livrării proprii.
Primitǎ - afișează timpul de la primirea comenzii
Client - afișează numele clientului si numǎrul de telefon
Total - afișează totalul comenzii.
Plată – afișează metoda de plată. Pentru comenzile primite prin integrare (Glovo, Bolt Food, Wolt etc.), metoda de plată este cea aleasă de client în aplicația platformei și vine odată cu comanda; nu se selectează și nu se modifică din POS. În fața iconiței de plată apare un semn de exclamare roșu pe comenzile cu plata în numerar care nu au fost încă încasate – vezi „Semnul de exclamare roșu pe comenzile cu plata cash” mai jos.
La livrare proprie și la ridicare din locație, emiterea bonului fiscal singură nu șterge semnul: comanda rămâne activă până la predare, deci banii sunt în continuare de încasat. La comenzile livrate de platformă, bonul duce comanda direct într-un status de închidere, deci semnul dispare odată cu ea.
Grup - afișează grupul de culoare atribuit comenzii. Această coloană este vizibilă când funcționalitatea de grupare prin culori este activată din Setările POS.
UTILIZARE:
1. Comandă deja înregistrată în meniul Livrǎri
Ca prim pas, dă click pe comandă, apoi trebuie să selectezi una din cele 3 opțiuni: Acceptǎ comanda, Redirecționeazǎ (alege această opțiune când comanda trebuie trimisă către una dintre locațiile multiple din Ebriza), Refuzǎ comanda.
După ce ai acceptat comanda, următorul pas este să alegi una dintre opțiuni: Trimite în preparare sau Emite bon fiscal.
În cazul în care selectezi Trimite spre preparare, comanda se va trimite pe imprimantele de comandă sau pe Kitchen Display Screen.
*Notă:Dacă clientul cere bonul sau factura pe firmă, nu modifici clientul existent al comenzii, ci îl înlocuiești cu firma. Deschide comanda, apasă cele trei puncte de lângă butonul OK și alege Gestionează client / CUI, apoi Înlocuiește cu un alt client; în ecranul de căutare scrii CUI-ul firmei sau apeși Adaugă client nou și alegi Companie la Tip client. Aceleași acțiuni se deschid și dacă ții apăsat două secunde pe zona Client din comandă.
Atenție: Actualizează detalii client nu conține câmp de CUI atunci când clientul comenzii este persoană fizică - acolo apar doar Prenume, Nume, Telefon, Email, CNP și adresa. Singura opțiune care permite căutarea după CUI sau adăugarea unei firme este Înlocuiește cu un alt client.
Fă înlocuirea înainte de a emite bonul fiscal: bonul va fi emis pe persoană juridică, iar ulterior poți emite factura direct din POS. Pașii detaliați sunt în articolul „Adăugarea unui client nou în POS/ CUI pe bon [Ebriza POS NEXT]”.
În cazul în care selectezi Emite Bon Fiscal, comanda se va trimite pe imprimantele de comandă sau pe Kitchen Display Screen și va fi emis bonul fiscal. Ce se întâmplă apoi cu comanda în listă depinde de cine face livrarea:
Livrare asigurată de platformă, cu curierul ei: comanda trece singură din tab-ul „Active” în tab-ul „Închise”. Emiterea bonului declanșează automat predarea către curier, iar comanda ajunge în statusul „În livrare”, care este un status de închidere. Nu ai nimic de bifat manual.
Livrare proprie, cu livratorul tău: comanda rămâne în tab-ul „Active” după emiterea bonului. Bonul se emite primul, livratorul se alocă după, iar comanda se închide când livrarea este finalizată. Pasul următor este „Gestionează livrator”.
Ridicare din locație de către client: comanda rămâne în tab-ul „Active” până când îi dai statusul „Ridicat”, pe loc, la predarea către client.
*Notă: Statusul de gata de ridicare către platforma de delivery se trimite exact în momentul în care apeși „Emite bon fiscal”. Pe Glovo și Tazz, același moment declanșează trimiterea comenzii către curier, iar la comenzile ridicate de client din locație, Wolt primește în aceeași secundă și statusul de livrată. Nu există niciun automatism care să trimită acest status la expirarea timpului de preparare: singurul declanșator este bonul fiscal. De aceea, dacă bonul se emite imediat după acceptarea comenzii, platforma va arăta comanda gata sau livrată cu mult înainte ca mâncarea să fie gata, iar curierul va fi chemat prea devreme. Dacă vrei să trimiți comanda la bucătărie fără să anunți încă platforma, folosește „Trimite în preparare” și emite bonul fiscal când mâncarea este gata de predare.
Când ți se cere timpul de preparare?
În mod normal, timpul de preparare ți se cere la „Trimite în preparare”, iar fereastra este obligatorie: dacă o închizi, comanda nu trece în preparare.
Pentru fiecare brand al unei integrări de livrare se poate seta însă ca timpul de preparare să fie cerut mai devreme, la acceptarea comenzii. Setarea se face din contul de administrare, la Aplicații – aplicația integrării – „Configurează brand” – „Când se cere timpul de preparare”, și este descrisă în articolul „Când se cere timpul de preparare pentru comenzile din platformele de livrare”.
Când brandul este setat pe „La acceptarea comenzii”:
- Fereastra cu timpii de preparare se deschide imediat ce apeși „Acceptă comanda”, înainte ca statusul comenzii să se schimbe.
- Dacă alegi un timp și salvezi, comanda este acceptată cu acel timp, iar timpul este trimis platformei de livrare. La „Trimite în preparare” nu ți se mai cere nimic – nici ție, nici colegului care preia comanda pe alt dispozitiv.
- Dacă închizi fereastra cu X sau cu butonul înapoi, comanda se acceptă oricum, fără timp de preparare. Nu este o eroare. Timpul îți va fi cerut obligatoriu mai târziu, la „Trimite în preparare”.
- Pentru comenzile programate în viitor, ora de livrare cerută de client nu se modifică.
- Pentru comenzile acceptate automat nu ți se cere nimic, nici la acceptare, nici la trimiterea în preparare: comanda intră deja acceptată, cu timpul implicit setat pe brand.
De ce există această opțiune: pentru Wolt, Bolt Food, Glovo și Deliverect, timpul de preparare ajunge pe platformă doar odată cu acceptarea comenzii. Un timp completat la „Trimite în preparare” rămâne doar în Ebriza.
Comanda apare gata sau livrată pe platformă mult mai devreme decât în realitate
Dacă pe platformă comenzile trec pe gata, în livrare sau livrată la câteva secunde după acceptare, curierii vin prea devreme și clienții finali sună că nu le-a ajuns comanda, cauza este de obicei momentul în care se emite bonul fiscal: bonul este semnalul de gata de ridicare către platformă, iar timpul de preparare nu trimite nimic. Verifică dacă în locație bonul se emite imediat după acceptare sau abia când mâncarea este gata. Pașii detaliați sunt în articolul „Comanda apare «gata» sau «livrată» pe platforma de livrare mult mai devreme decât în realitate”.
Cine poate refuza sau anula o comandă de livrare?
Aceste acțiuni pot fi făcute de orice angajat cu acces la POS. Schimbarea statusului comenzii nu trece prin restricțiile de Manager POS și nu consultă lista Manageri POS, iar în acest moment nu există nicio setare în Ebriza care să restricționeze anularea unei comenzi de livrare.
Ce se poate restricționa, în schimb, sunt acțiunile de pe bonul comenzii. Dacă în contul de administrare (Setări Cont - Setări Companie - Setări POS) ai activat Restricționarea stornării produselor pe Doar manager, un utilizator care nu se află în lista Manageri POS va avea nevoie de PIN-ul unui manager ca să scoată un produs de pe o comandă de livrare, la fel ca pe un bon de la masă. Același lucru este valabil pentru restricționarea discounturilor și a mutării produselor.
Metoda de plată pe o comandă din integrare: nu trebuie să o selectezi. Comanda intră în Ebriza cu plata deja aleasă de client în aplicația platformei, așa că după ce accepți comanda apeși direct „Emite bon fiscal”. Dacă încerci să schimbi plata pe o comandă deja plătită, POS-ul răspunde „Comandă plătită – Nu poți face această modificare la o comandă plătită”; nu este o eroare, este comportamentul normal.
Metoda de plată se alege de mână doar pe o comandă de livrare adăugată manual în Ebriza: deschizi comanda, intri în opțiunile de plată și alegi metoda dorită (de exemplu Transfer bancar, pentru comenzile pe care platforma le decontează prin bancă).
Pașii de mai sus sunt pentru Ebriza POS NEXT. Dacă folosești Ebriza POS (aplicația veche), pașii și denumirile diferă – metoda de plată se numește acolo „Virament bancar” și se alege din cele 3 puncte din stânga jos > „Opțiuni de plată”. Vezi articolul „Gestionarea comenzilor Glovo [Ebriza OLD POS]”.
2. Comenzi în viitor
Comenzile programate pentru o oră de livrare de mai târziu sunt afișate în meniul Livrări, în tab-ul „În viitor", care are și un contor. Ele trec automat în tab-ul „Active" cu cel puțin o oră înainte de ora de livrare; dacă timpul de preparare setat este mai mare de o oră, trec mai devreme, cu exact acel timp înainte de livrare. Nu trebuie să muți nimic manual.
Cât timp comanda este în „În viitor", singura acțiune permisă pe ea este Acceptă comanda. „Trimite în preparare" și „Emite bon fiscal" nu sunt disponibile încă, iar POS-ul răspunde „Această acțiune este permisă pentru o comandă viitoare doar cu o oră înainte de termenul programat." Asta înseamnă că bonul de comandă NU pleacă spre bucătărie la primirea comenzii, ci abia după ce comanda devine activă, aproape de ora livrării. Este comportamentul normal al comenzilor programate, nu o întârziere.
Vei fi notificat pentru comenzile Wolt/Bolt programate în viitor. Este necesar să le accepți imediat, altfel acestea vor fi anulate, iar magazinul se va închide.
Comenzile pentru care ai emis bonul fiscal trec în secțiunea „Închise” doar dacă livrarea este făcută de platformă. La livrare proprie sau la ridicare din locație, ele rămân în „Active” până la finalizarea livrării, respectiv până la statusul „Ridicat”.
3. Opțiuni livrări
Apăsați cele trei puncte din dreapta sus și selectați Opțiuni livrări pentru a opri/reporni comenzile sau pentru a activa acceptarea automată a acestora.
Aveți opțiunea să opriți comenzile separat, pentru fiecare platformă de delivery, sau să le opriți pe toate simultan.
Oprire/Repornire comenzi: afișează doar platformele de delivery care permit acest lucru.
Cu acceptarea automată, comenzile delivery se acceptă automat, iar comanda este trimisă pe imprimantele de comandă sau pe Kitchen Display Screen, fără intervenția manuală a angajatului.
4. Filtrare comenzi
Filtrarea – se face prin 3 tab-uri:
- Active – comenzile în lucru (noi, acceptate, în pregătire, gata, trimise la curier etc.)
- În viitor – În viitor - comenzile programate pentru mai târziu (au și un contor pe tab); trec automat la „Active" cu cel puțin o oră înainte de ora de livrare, sau mai devreme dacă timpul de preparare setat este mai mare de o oră.
- Închise – comenzile finalizate sau anulate
4.1 Comenzile rămân în „Active” deși am emis bonul fiscal
Dacă în tab-ul „Active” rămân comenzi pentru care ai emis deja bonul fiscal, verifică întâi cine face livrarea acelor comenzi - răspunsul diferă complet între cele două situații.
Dacă livrezi tu, cu livratorul tău, sau dacă sunt comenzi ridicate de client din locație, este comportamentul normal. Comanda rămâne în „Active” până la alocarea livratorului și finalizarea livrării, respectiv până la statusul „Ridicat”. În aplicația veche, comanda dispărea din listă pentru că ajungea închisă mai devreme; în Ebriza POS NEXT, ea rămâne vizibilă până când livrarea chiar este încheiată.
Dacă livrarea este făcută de curierul platformei, nu este comportamentul normal. Acolo comanda trebuie să treacă singură în „Închise” după emiterea bonului. Închide complet aplicația Ebriza POS pe tabletă - nu doar minimizată, ci scoasă și din lista aplicațiilor recente - apoi redeschide-o și verifică dacă statusul comenzilor se actualizează în meniul Livrări. Dacă nici după restartul complet statusul nu se actualizează, scrie-ne: este ceva de verificat de către noi, nu o setare de schimbat la tine.
Nu încerca să „repari” astfel de comenzi alocând manual un livrator sau marcându-le ca „Ridicat”. Statusul „Ridicat” este doar pentru comenzile ridicate de client din locație; pe o comandă dusă de curierul platformei nu ai nimic de bifat.
Atenție: tipul livrării nu se deduce din numele platformei. Și pe Glovo, și pe Bolt Food, și pe Wolt poți avea comenzi pe care le livrezi tu, cu omul tău. Uită-te la coloana „Livrator” a comenzii, care arată cine efectuează livrarea: platforma sau utilizatorul ales de tine.
Pașii de restart sunt descriși pe larg în articolul „Comenzile de livrare nu apar pe tabletă după o pană de curent sau o întrerupere de internet”.
5.Atribuire culoare grup
Dacă opțiunea Grup este activată, puteți atribui o culoare de grup fiecărei comenzi pentru a le organiza vizual în lista de livrări.
Apăsați cercul colorat din coloana Grup din dreptul comenzii dorite. Se va deschide ecranul Alocă la un grup de comenzi, unde puteți alege una dintre culorile disponibile: Albastru, Mov, Violet, Galben, Portocaliu, Roșu, Verde. Selectați Fără cod de culoare pentru a elimina gruparea curentă a comenzii.
Semnul de exclamare roșu pe comenzile cu plata cash
În lista de livrări, în coloana Plată, apare un semn de exclamare roșu în fața iconiței cu metoda de plată. El marchează comenzile pe care banii urmează să fie încasați cash și încă nu au fost încasați, ca să vezi dintr-o privire ce comenzi cer bani la predare, fără să deschizi fiecare comandă.
Este exact același semn roșu pe care îl vezi în interiorul comenzii, lângă mesajul „Comanda nu este plătită”.
Semnul apare doar dacă sunt îndeplinite toate condițiile de mai jos:
comanda este încă deschisă, adică se află pe tab-ul Active sau pe tab-ul În viitor;
comanda are o singură metodă de plată;
acea metodă este Numerar sau Cash la livrare.
Semnul NU apare în următoarele situații:
la Card la livrare, card online, transfer bancar, tichete de masă sau orice altă metodă care nu este cash;
la comenzile cu plată împărțită pe mai multe metode – acestea rămân cu iconița de plăți multiple și nu sunt marcate, chiar dacă una dintre metode este cash;
la comenzile fără metodă de plată setată;
pe tab-ul Închise – comenzile de acolo au fost deja predate, deci banii sunt considerați încasați.
Semnul dispare de la sine în momentul în care comanda ajunge într-un status de închidere: Ridicată, În livrare, Livrare finalizată sau Anulată. Atenție: emiterea bonului fiscal singură nu șterge semnul – comanda rămâne activă până la predare, deci banii sunt în continuare de încasat.
Nu trebuie să activezi nimic pentru această marcare; nu există o setare separată și nu apare niciun text nou pe ecran. Rândurile comenzilor care nu sunt cash arată exact ca înainte.
Semnul se afișează în interiorul coloanei Plată. Dacă ai ascuns coloana Plată din Altele > Setări > Coloane afișate listă livrări, nu îl vei vedea. Pe telefon coloana Plată nu este afișată implicit, deci trebuie adăugată din acea setare.
Plata cu cardul la livrare (Ebriza POS Next)
Ce este?
„Card la livrare" marchează o comandă de livrare pe care clientul o va achita cu cardul la primire. POS-ul nu procesează plata — doar o înregistrează pe bon. Încasarea o face curierul, cu terminalul propriu, la livrare.
IMPORTANT: Este valabilă doar pentru clienții care au livrare proprie.
Cum se folosește?
1. Deschideți comanda de livrare.
2. Accesați opțiunile de plată.
3. Selectați „Card la livrare" și confirmați suma.
4. Emiteți bonul.
Comanda nu apare în lista de Livrări?
Dacă o comandă pe care platforma o arată ca trimisă nu apare în ecranul Livrări sau comenzile încep să apară cu întârziere, verifică întâi dacă a fost o pană de curent, o cădere de tensiune sau o întrerupere de internet. După o astfel de întrerupere, conexiunea prin care serverul trimite comenzile noi către tabletă poate rămâne blocată, chiar dacă tableta apare online. Soluția este să închizi COMPLET aplicația Ebriza POS (nu doar minimizată — scoasă și din lista aplicațiilor recente) și să o redeschizi; după redeschidere, comenzile intrate între timp apar. Verifică apoi și tab-ul „Închise”, unde poate fi deja o comandă intrată cât timp conexiunea era blocată. Pașii detaliați sunt în articolul „Comenzile de livrare nu apar pe tabletă după o pană de curent sau o întrerupere de internet”
Statusul de pe platformă diferă de cel din Ebriza
Ebriza trimite platformei de livrare fiecare schimbare de status a comenzii: acceptată, în preparare, gata, predată curierului. Platforma poate să nu accepte una dintre aceste actualizări, de exemplu dacă la ea comanda fusese deja mutată între timp în altă stare. În acest caz, comanda merge mai departe normal în Ebriza, dar ecranul platformei rămâne pe ultimul status pe care ea l-a acceptat - de aceea, o comandă finalizată și predată curierului la tine poate apărea în continuare „în preparare” acolo.
Comanda din Ebriza nu este afectată: nu o relua și nu emite un al doilea bon fiscal. Verifică parcursul ei pe tab-ul Închise și, dacă situația se repetă, scrie-ne cu numărul comenzii de pe platformă și ziua în care a fost plasată. Pașii detaliați sunt în articolul „Comanda apare în continuare «în preparare» pe platforma de livrare, deși în Ebriza este finalizată”.
Comanda a intrat târziu la bucătărie / bonul de comandă nu s-a printat de la început
Dacă o comandă a intrat în Ebriza la o oră, dar bonul de comandă a plecat la bucătărie mult mai târziu, verifică întâi dacă era o comandă programată: compară ora ei de livrare cu ora primirii și uită-te dacă a stat în tab-ul „În viitor". La o comandă programată, diferența este normală — comanda poate fi trimisă în preparare abia după ce trece singură în „Active", cu cel puțin o oră înainte de ora livrării. Pașii detaliați sunt în articolul „Comanda de livrare a intrat târziu la bucătărie / bonul de comandă nu s-a printat de la început (comenzi programate)".
[tags: livrari, integrari externe, comenzi externe, comanda externa,plata cu cardul la livrare, meniul livrǎri, unde intra comenzile din integrarile externe, cum se utilizeaza meniul livrǎri, cui pe comanda de livrare, factura pe firmă pe delivery, gestionează client cui, înlocuiește cu un alt client]